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第七章 档案的整理和保管 7.1 档案整理概述 7.2 区分全宗 7.3 全宗内档案分类和排列 7.4 案卷目录和档号的编制 7.5 档案保管的物质条件 7.6 档案的库房管理 7.1 档案整理的概述 7.1.1 档案整理工作的内容 1、档案室对正常接收的档案进行进一步整理。主要是对整理不善者加以重新调整，按全宗内档案分类方案，对案卷进行分类排列、编制案卷目录。 2、档案馆对正常接收的档案进行进一步整理。档案馆根据整理方案，对它们排列组合，使之正式转化为档案全宗。 3、档案馆（室）对零散文件进行全过程的整理。 7.1.2 档案整理工作原则 1、按照档案形成特点整理档案。 2、保持文件之间的历史联系整理档案。 3、充分利用原有的整理基础整理档案。 7.2 区分全宗 7.2.1 全宗的概念和意义 7.2.1.1 含义 全宗，就是一个独立单位或者一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。 1、全宗是有机联系的档案整体，具有不可分割性。 2、全宗是在一定的历史活动中形成的，其形成具有客观性。 3、全宗是以一定的社会单位为基础的，具有相对稳定性。 7.2.1.2 意义 1、按全宗整理档案，能够解释档案内容的实质，从而正确评价档案的价值，为档案利用提供科学依据。 2、按全宗整理档案，有利于档案的管理。 7.2.2 立档单位 7.2.2.1 立档单位概念 立档单位势形成全宗的母体，是指能够构成一个全宗的机关单位或个体。 7.2.2.2 立档单位构成条件 1、有独立行使和处理事务的职权。 2、有独立的财务。 3、有管理人事的机构和人员。 7.2.2.3 立档单位的变化和全宗划分 1、立档单位发生非根本性变化，全宗不变。具体情况有： （1）立档单位名称变更和地址的变迁。 （2）立档单位领导关系的改变和工作范围的扩大或缩小。 （3）立档单位内部机构的增减。 （4）临时性机构一般不构成全宗，其档案归入各职能机构。 2、立档单位性质发生根本性变化，应当形成新全宗。具体情况有： （1）政治性质变化。 （2）基本职能变化。 （3）一个立档单位撤销后，分离若干小独立单位。 （4）原内部机构从立档单位脱离，成为一个新的独立单位。 7.2.3 人物全宗 就是社会著名人物在其一生中所形成的档案整体。 人物全宗包括个人著作、手稿、日记、信件、照片、录音、录像、遗嘱以及记录个人、家庭和家族活动的全部材料；还包括他人撰写或收集的与人物全宗构成者有关的材料。 人物全宗构成者在公务活动中形成的官方文件原件不得收入人物全宗。 7.3 全宗内档案分类和排列 7.3.1 全宗内档案的分类 7.3.1.1 常用分类法 文书档案常用的分类法有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。在档案整理过程中，这三种分类法长结合起来使用，也同时结合保管期限进行分类。 7.3.1.2 分类方案的制定 《机关档案工作业务建设规范》要求机关档案工作中需要制定统一的分类方案。 7.3.2 档案的排列 7.3.2.1 含义 就是确定各类别以及类别内卷盒的先后顺序和存放位置。 应该按照分类方案进行排列。一般按卷盒形成的时间顺序和各卷盒内容上的联系排列。 卷盒的排列顺序一旦确定，就可以对卷盒进行编号，经其排序固定。 7.3.2.2 案卷编号 是给每个卷盒编一个固定的号码（案卷号）。有两种编号法：分编和统编。 1、分编：按全宗内所分类别、年度或不同的保管期限分别编立从1号卷开始的号序。 2、统编：一个全宗的全部案卷只编一个从1号卷开始的统一号序。 7.4 案卷目录和档号的编制 7.4.1 案卷目录的编制 7.4.1.1 案卷目录含义 以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征，并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。其作用是，便于档案的管理，并为建立索引系统打下基础。 案卷目录主要包括：封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。 7.4.1.2 案卷目录的构成 1、封面 2、说明 是案卷目录序言。对案卷数量、分类和立卷原则、档案整理情况、存在问题作简要说明。 3、目次 根据全宗内容的分类排列情况，分别写明各个类、项、目的名称及其所在页码。它是案卷目录的目录。 4、简称与全称对照表 主要是针对案卷标题或内容，由于作者、机关、地区等全程过长，需要简化，列出对照表，可供利用者查核。 6、备考表 附于目录最