深圳某监理公司工程资料管理制度.doc

PAGE PAGE 13 工程档案管理制度修改记录表 文件名称 序号 文件编号 状态改变 页码 修改内容 修改人 审批人 日期 备注 索 引 TOC \o 1-3 \h \z \u ●目 的： 3 ●范 围： 3 ●定 义： 3 ●内 容： 4 1、总则： 4 2、工程档案管理架构： 4 3、职责分工： 5 4、监理项目部工程档案资料管理制度： 7 5、公司档案室档案资料归档要求： 10 6、公司档案室管理制度： 10 ●附表 12 附表1：项目文件归档目录索引 13 附表2：卷内文件目录 17 附表3：竣工档案归档内容和组卷参考表 18 附件4：文字材料目录 21 ●目 的： 明确公司工程档案管理制度，规范公司工程档案管理，确保公司在监工程项目的归档工程资料及完工工程项目的存档工程档案资料的完整性、准确性和有效性。 ●范 围： 适用于公司工程监理业务工程档案资料的管理；不适用于公司经营、财务、人事、行政档案资料的管理。 ●定 义： 本工程档案资料管理制度相关术语定义如下： ●内 容： 1、总则： 1．1公司实行ISO9001质量管理体系，公司的工程档案管理制度必须满足公司质量管理体系文件的要求。并按照公司质量管理体系文件中《WI-4.2监理资料管理指引》的要求进行工程档案资料的收集、整理、归档等工作。 1．2工程档案资料在收集、整理、归档、借阅过程中如发生遗失、损坏，应视情节轻重对责任人追究责任；对未能按本规定要求完成工程档案管理本职工作的，也应视具体情况给予批评和处罚。 2、工程档案管理架构： 2.1公司的工程档案实行二级管理。 2.2一级管理是指公司的工程档案资料统筹管理工作，由公司总工程师负责，咨询管理部归口管理。 2.3咨询管理部下设公司档案室及工程档案资料管理小组，档案室设专人管理。 总工程师 总工程师 副总工程师 咨询管理部 公司档案室 工程档案资料管理小组 各监理项目部 一级管理架构图 2.4二级管理是指各监理项目部的工程档案资料管理工作，由各监理项目总监负责，项目内业工程师归口管理。项目技术负责人及各专业工程师参与项目工程档案资料的管理工作。 项目总监 项目总监 项目技术 负责人 项目内业 工程师 项目各专业工程师 二级管理架构图 2.5公司档案管理小组人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并按照公司档案管理制度及公司ISO9001质量体系文件的规定，定期对二级工程档案资料的管理工作进行检查。 3、职责分工： 3.1分管副总工程师 3.1.1组织制定公司工程档案管理制度。 3.1.2建立公司工程档案管理架构。 3.1.3检查公司工程档案管理制度的实施效果，批准公司工程档案管理制度的改进需求。 3.2咨询管理部 3.2.1归口管理公司档案室和工程档案管理小组。 3.2.2协调通信、房建、土木、机电工程部的工程档案管理工作。 3.3公司档案室 3.3.1负责公司档案管理制度的制定、贯彻落实和维护修订工作。 3.3.2负责公司档案室的日常管理工作。 3.3.3对完工监理项目工程档案资料的整理提供指导。 3.3.4负责完工监理项目监理档案资料的验收、归档工作。 3.4公司工程档案资料管理小组 3.4.1负责组织公司工程档案资料的培训工作。 3.4.2对监理项目的二级档案管理工作进行监督和指导。 3.4.3负责监理项目工程档案资料表格的更新。 3.4.4定期对二级档案资料管理工作进行检查。 3.5项目总监 3.5.1负责本监理项目档案资料的领导管理。 3.5.2督促本项目相关责任人完成工程档案资料的收集、整理、归档以及移交工作。 3.6项目技术负责人 3.6.1协助总监负责本监理项目档案资料的领导工作。 3.6.2负责检查并保持本监理项目部归档资料的合理、合法性以及完整性。 3.7项目内业工程师 3.7.1负责本监理项目部所有归档工程档案资料的整理、归档、保管工作。 3.7.2负责公司要求各监理项目提交资料的及时提交。 3.7.3负责工程竣工后向城建档案馆、项目业主、公司档案室的档案资料移交工作。 3.8项目各专业工程师 3.8.1负责本人所分管工程的工程档案资料的收集、整理、审核工作。 3.8.2负责及时将本人所分管工程的工程档案资料向项目内业工程师移交。 ?4、监理项目部工程档案资料管理制度： 4.1项目工程档案管理制度 4.1.1监理项目部工程档案资料实行“总监总体负责、专业工程师督促收集和审核、内业工程师整理保管”的管理原则 4.1.2监理项目部工程档案资料的形成：项目工程档案资料是项目监理部在对工程项目实施监理过程中直接形成