招标采购操作流程.ppt

招标采购操作流程 一、计划编制 采购部编制“项目全周期采购矩阵表”（模板） 项目部组织填写“项目全周期采购矩阵表” 每月25日由项目部填写并提交月度采购计划表至采购部； 采购部优化调整各项目采购计划，形成公司月度采购计划并发布，综合部运营岗备案考核； 采购计划责任划分原则： 1.因采购计划漏报、迟报等原因引起的采购滞后，计划报送主体项目部承担主要责任，督促协助主体采购部承担次要责任； 2.因招标采购工作过程中原因引起的采购滞后，计划控制主体采购部承担主要责任，采购资料提交配合部门承担次要责任； 二、供应商资质审查及入围 采购部建立并维护《合格供应商名录》； 原则上每次招标须有一家新供应商参加； 采购部组织相关部门对新供应商进行实地考察，考察完毕后组织各部门填写《供应商实地考察表》 考察结果合格供应商经分管领导审批后录入《供应商名录》 采购部按招标计划填写《工程、材料供应商入围及采购方案审批表》并发起审批； 三、招标文件编制及审批 采购部组织相关部门编制招标文件（内含合同拟稿），并整合形成招标文件； 采购部审核整理招标文件后，发相关部门进行会签，最后经成本部审核完成；（请注意：成本部必须作为最后审批部门） 四、发表、答疑及回标 采购部负责组织发标工作； 采购负责组织答疑会，并组织相关部门释疑； 采购部负责组织回标； 五、开标 采购部负责开标会； 开标后，参与开标的相关人员须在标书主要经济条款页签字； 五、评标 工程管理部（项目部）负责评比技术标； 成本部负责评比经济标； 采购部负责对合作过的投标单位进行履约情况评比，对为合作过的单位根据考察情况进行履约能力的预估评比； 采购部负责综合评分 五、定标会 采购部组织相关部门及领导召开定标会； 定标会议程： 1.工程管理部（项目部）介绍技术标评比情况； 2.成本部介绍经济标评比情况； 3.采购介绍履约能力评估情况及综合评分排名情况； 4.与会人员讨论； 5.形成统一意见（不统一时，举手表决）后，采购部按定标会意见形成《定标报告》，并报送招标管理小组审批确定中标单位； 六、中标通知及内部公示 《定标报告》经招标管理小组批准；（采购部跟踪） 采购部发出中标通知书； 采购部向合作方发出中标通知书，并进行内部中标公示（邮件）； 七、合同签订 采购部负责组织合同洽谈、签订工作； 合同洽谈完成，中标单位签字盖章后，由采购部填写《合同盖章及编号申请单》，并将该招标采购的重要过程审批资料作为附件，提交至综合管理部档案管理岗进行合同盖章编号审核，符合资料管理则盖章编号，合同生效。 八、关于材料采购相关（另行编制） 甲供材料：按照招标采购流程操作； 甲限已供材料：建立标准“甲限已供材料库”，分为ABC三等级，形成标准化； 甲定已供材料：与指定供应商签订战略框架协议，明确责任；然后以签订“分合同”的形式，签订3方协议，限定供应商供货和承建商付款等条件； 九、关于材料采购的控制（另编制） 甲限已供材料：采购部\工程部根据市场及实际履约情况，每年度更新材料库，并经总经理审批确定后，每次招标可以直接采用； 甲定已供材料：根据材料库形成标准清单，与材料供应商签订年度战略框架协议，然后年度内在确定各项目具体承建商后，再按照框架协议签订三方协议来规范各方行为； * * 1.计划监控节点(全过程邮件沟通及审批） 2.供应商入库资格审查监控节点（专用表格) 3.采购方案、入围供应商审批节点（专用表格) 4.招标文件（合同拟稿）审批节点（专用表格） 5.定标审批节点（专用表格） 6.中标审批节点（专用表格） 7.中标通知书（专用格式） 8.合同盖章编号监控节点（专用表格）