物业公司会务接待工作流程服务细则.pdfVIP

物业公司会务接待工作流程服务细则 物业公司会务接待工作流程及服务细则 礼仪接待组负责局总部办公区局领导和四公司领导办 公室卫生日常保洁和7楼、6楼、4楼、3楼会议室及多功能 厅会务接待工作。接待工作中主要有仪容仪表仪态、工作时 间、领导办公室卫生清洁、接待会议以及随机性事务处理五 方面： （一）仪容仪表仪态注意事项 1．仪表：工作时必须着工装上班，配戴统一配置（丝 巾、工牌）。 2．仪容：保持面部干净，化淡妆。工作中耳部和手部 不可配戴饰品（手表除外）。 3．仪态：微笑式服务，笑容自然亲切。言谈举止得体 大方。 （二）工作时间注意事项 1．正常工作时间每天早8：40--8：45分打开七楼礼仪 接待组办公室门（在9：10分之前要保持办公室门敞开，以 示我们工作人员已经到岗）。 2．不论有无会议，每天先备两壶热水，为临时通知会 议急用。无会议通知就在办公室坐班。 3．从当天开展工作的第一刻起，对于每一件事都要做 好工作笔记，以便查询。 4．前一天在下班之后清洁领导办公室卫生时，如有取 回已批阅的文件，要在次日9：30之前交于总经理办公室主 管文件的工作人员，并做好记录，其中包括批阅文件的标题、 哪位领导已批阅、文件字号等，以防文件丢失我们有据可查， 便于查询。 5．到收发室取回各领导当天的报纸，并按照《局领导 当年报刊订阅表》开始逐一分类和分配。尽量在上午 10： 30--11：00送入各领导办公室。 6．中午11：40到二层小餐厅接待领导用餐，必须提前 做到五件事：1〉打开小餐厅门；2〉检查小餐厅卫生；3〉 核对消毒柜领导用餐碗具姓名与编号相符； 4〉熟知当天午 餐饭菜花样；5〉将饭菜花样告知用餐领导，征询并按个人 要求确保无误送到。 7．下午一点上班，有会议接待会议，无会议就在办公 室等待处理总经办或其他领导以及各部门（各公司）随时交 办的其它工作任务。 8．及时了解哪位领导不在办公室，可在下午 4：30 之 后有计划安排清理各层领导办公室卫生。 9．清洁完各领导办公室卫生，在离开办公室之前，记 得查看当天的工作记录，次日有无重要事情以及会议安排， 力争做到第二天的工作顺利开展。 （三）领导办公室卫生清洁 1．礼仪式敲门：握紧拳头用中指轻轻敲动，每次连续 三下（1、2、3），连续三次，每次中间间隔两秒，等无人应 答时，再用钥匙开门，开门后先称要进入房间的称谓，xx总： 您好！如无反应，才方可进入。 2．1〉进入主要领导办公室清洁工作流程依次是：茶杯 --烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗手 间（整体浴室、整体面池、马桶、地面）。2〉进入其余局领 导及四公司领导办公室工作流程依次是：茶杯--烟灰缸--垃 圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗脸盆。 3．检查事项：1〉有无要带回的批阅件；2〉抽纸是否 还需配备；3〉瓶装纯净水是否需要再备；4〉饮水机是否还 要续水。注明：每次另需检查主要领导洗手间配置生活用品 （卫生纸、香皂、毛巾）等。 4．收拾完毕，出办公室切记锁好房门。 （四）接待会议 1．会前筹备：1〉确定会议地点；2〉确定会议名称和 参会人数；3〉清洁会议室卫生并将桌椅摆放整齐；4〉和总 经办做好沟通，确保会议要求和服务标准； 5〉根据季节性 掌握续水标准要求。6〉提前半小时将会议室门、灯打开， 并备好茶叶、水和抽纸。 2．会中服务：〈1〉续水：1〉等会议开始，领导就坐， 从本次参会的最高领导（或主宾）处依次加水； 2〉夏季第 一次续水10--15分钟，依次是15--20分钟，第三次以后每 25--30 分钟续水。冬季第一次续水 15--20分钟，第二次续 水20--25分钟，第三次以后每25--30分钟续水。〈2〉解决 随机问题：1〉指引不了解会场周围环境的入会人员上洗手 间；2〉传递文件〈3〉休会期间：大型会议在休会期间为领 导更换茶杯。〈4〉接待会议途中，要确保业务联系畅通，在 办公室无人情况下，桌面必须有留言条，告知来人去向，并 留下本人移动电话号码。移动电话随时随地带于身上，设置 为振动模式，以便及时联系。 3．会后服务：〈1〉会议结束提醒参会人员带好自己物 品；〈2〉待人员走完，检查有无遗忘物品；〈3〉清洁会场卫 生。