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（行政文秘）秘书工作细 则 秘 书 工 作 细 则 附件 1 ：秘书工作流程 岗位职责 会议管理制度 会议审核表 做会议记录 会议工作细节 审核一览表 本职工作总结 会议管理要领 提案管理制度 会议提案改善方案 创意提案改善制度 会议管理制度 一、会议审核表 注意要点 开 本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行 会 会议？有没有其他更好的解决方法？ 的 开会的目的是否明确？ 目 的 设 开会的时机、时间是否妥当？ 定 要 开会的场所是否恰当？ 项 所邀集的与会人员是否恰当？ 方 面 开 是否对于与会人员确实通知妥当了？ 会 对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？ 通 是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？ 知 是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？ 方 面 会 是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？ 议 事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准 的 备呢？ 准 是否安排好会议的记录呢？ 备 是否必须用到幻灯机或录像机等的机械设备呢？ 方 面 邀集与会人员的选定标准 ·对于该项议题确实身有感触者 ·对于该项议题确实握有资料、学有专精并饶有经验者 ·本次会议的结论将会对其有所影响者 ·邀其与会参与发言讲座的好处要比因该员出席会议而致工作停顿 所造成的损失来得更大者 会议计划表 年度会议活动计划表 会议名称 细节项目 开会次数 开会日期 开会时间 会议目的及宗旨 与会人员 司仪 主席 会议召集单位 会议记录 总务 与会者应备资料 会场标示资料 日前或事前的分发资 料 会议工作细节审核一览表 工作项目 查核 工作项目 1 ．活动的主旨 礼品包装作业 2 ．活动的规范 订制数量（要多出 20%的备份） 3 ．预算 15 ． 接送交通工具方面 4 ．招待对象的层次 飞机 5 ．总参加人数（查对邀请回函） 火车 6 ．活动日期及时间（注意是否与其他同 巴士 业的活动撞档？） 轿车 7 ．活动日数