DYG-AG-A00-会议室、培训室管理制度-A／0.docVIP

LOGO ***有限公司 会议 会议室、培训室管理制度 文件识别项 文件签核项 文件编号 DYG-AG-A00 核 准 版本/版次 A/0 审 核 制订单位 行政部 制 订 文件机密等级：□ 机密 □ 仅限管理层 ■ 公 开 *****有限公司 会议室、培训室管理制度 文件制订/修订/废止履历页 序号 日期 状态别 (制订/修订/废止) 制订/修订/废止履历摘要 变更前 版本/次 变更后 版本/次 变更后 总页数 1 2012-**-** 制订 新制订 * A/0 2 LOGO ***有限公司 会议室、培训室管理制度 文件编号 DYG-AG-A00 页次 1/2 一.目的 为加强会议室/培训室的规范化使用并对其有效管理，保证会议室/培训室整洁及各种设施的完好，确保各项会议/培训的顺利召开，特制定本管理制度。 二.范围 凡使用第一/二/三会议室、培训室召开会议、培训、视频面试等均适用之。 三.权责 3.1行政部：会议室/培训室管理窗口，会议室/培训室使用申请批准、会议室/培训室内相应需求物品补充。 3.2行政部清洁工：会议室/培训室每天定时清扫清洁，保持会议室/培训室环境清洁卫生。 3.3会议室/培训室使用部门或人员：会议室/培训室使用申请、会后室内设施归位整理、关闭电源和门窗等。 四.定义 4.1会议室：供开会使用的房间或独立区域的大厅。 4.2培训室：供培训使用的专用教室或独立的房间/大厅。 五.程序 5.1本公司会议室/培训室分为：第一、二、三会议室、培训室，各会议室/培训室地点和容纳人数如下表。 名 称 地点 容纳人数 备注 第一会议室 原长桌会议室，位于五楼实验室对面 30 公司例会、一般会议等常用 第二会议室 原小会议室，位于五楼财务部对面 16 开发产品评审、人员较少时常用 第三会议室 原备用会议室，位于五楼总经办对面 10 较少型会议时使用 培训室 位于一楼原测试中心内 130 人员超过100人以上或培训常用 5.2会议室/培训室使用申请 5.2.1公司各会议室/培训室由行政部为管理归口部门,统筹协调安排使用。 5.2.2定期性会议不需申请,若为临时会议,由该会议召集者提前在OA系统→会议室管理（MR）填《会议室预订单》，行政部批准“会议室预度单”后使用，行政部将预订记录于该会议室门口的《会议室/培训室使用排程表》〔见附件一〕中。 5.2.3若为临时性会议，未来在OA系统中申请时，由该会议召集者打电话到行政部申请使用，行政部在该会议室无使用情况下请允许会议召集者使用，若其他部门在OA系统中申请时，应调换其他会议室。 5.2.4会议室预订使用原则： 5.2.3.1先申请，先使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如果有其他部门或个人已经预先申请，必须由已申请之部门或个人使用。 5.2.3.2若有特殊情况（公司级别紧急会议、相关重大事故/事件会议、公司高层临时重大会议等），经相互之间协商后可以调整使用顺序，但行政部不负责协商，由使用者自已与预订部门或个人协商解决。 5.2.3.3若原会议申请临时取消，再需使用时也应重新申请。临时取消会议由行政部在会议室门前《会议室使用排程表》中注明。 LOGO ***有限公司 会议室、培训室管理制度 文件编号 DYG-AG-A04 页次 2/2 5.3会议室/培训室之使用管理 5.3.1会议室/培训室内相应会议、培训用品（如白板笔、白板擦、激光笔、空调/投影遥控器电池、音响、茶水、水果（重大会议或上级要求时）等）由行政部负责提供和及时补给。 5.3.2若有特殊或重大会议时，行政部应按排人员添加水果和增添茶水。 5.3.3行政部应定期检查和补充会议室/培训室内相应需求用品和相关设施。 5.3.4会议室/培训室之电脑或投影仪等设备不得随意搬动（移动笔记本除外），若出现故障应及时通知信息部人员处理。 5.3.5若会议室/培训室之相关设施损坏或损毁(如白板、投影机、空调、音响（培训室）等)，由行政部负责及时申请维修/ 5.3.6 5.3.7会议室/培训室使用完毕后，各需求部门必须将桌椅归位摆放整齐、白板擦拭干净、自觉关闭所有设备电源、关好照明、带走桌面产生之垃圾、关门（培训室需关门上锁）等 5.3.8会议室/培训室使用后应及时告知行政部，由行政部安排清洁工打扫和整理，确保下次使用。 5.3.9原则上会议室/培训室使用过程中禁止吸烟，但遇重大会议、特殊外来窗口使用时、8人以下会议，可以允许吸烟。 5.4会议室/培训室清洁管理 5.4.1会议室/培训室日常清洁由行政部清洁工负责。 5.4.2