办公楼报刊收发操作规程.docxVIP

办公楼报刊收发操作规程 1目的 规范办公楼报刊收发工作，提高服务质量。 2适用范围 XX嘉园办公楼报刊、邮件收发服务。 3职责 管理处设专人负责业主/用户报刊、邮件的收取、发放工作及 相关工作。 4工作要求 4.1时间规定 4.1.1 一般报刊：周一至周五，上午 9: 30之前及下午5: 00 前由业主/用户助理分二次派发；周六、周日的报刊和邮件保存至 周一统一派发。 4.1.2EMS等快件：周一至周五须随到随发， 及时处理。周六、 周日如业主/用户要求派发的，应由值班人员及时派发。 4.2行为举止 按管理处制定的《员工行为规范》的标准执行。 4.3工作规范及标准 4.3.1收到邮件后按照要求填写好《邮件代收记录表》 ；收到 报刊时，要根据《业主/用户订阅报刊情况一览表》清点各类报刊 的份数，以免出现数量不够的情况。 4.3.2将当日报刊、邮件按不同的管理处分类保管， 并详细登 记《报刊签收表》 4.3.3按时将分类好的报刊、由斜及《报刊签收表》送至各业 主/用户处由业主/用户核实签收。 4.3.4接到快件后应于10分钟内送至业主/用户处，并请业主 /用户核实签收。 4.3.5送报上门，应轻敲房门，说明来意，并经业主 /用户同 意后方可进入；签收完毕后，要说 ”再见”；离开时要将门轻轻地 关好。 4.3.6周六、周日两天的报刊、邮件应由在当日值班人员核对 代为签收并填写《邮件代收记录表》。能及时送达业主/用户的应 在《邮件代收记录表》中说明已送达业主 /用户。在接到邮件后又 不能及时送达的，应将其存放到指定的位置做好妥善保管，待周 一早上与信报收发员做好交接并在《邮件代收记录表》中注明。 4.3.7如遇到投递员没有按时将报刊送到的情况下， 客服助理 应及时向业主/用户解释清楚，并与迅速与投递员取得联系催促其 尽快将报刊送到。 4.3.8在EMS和各种快件收件人模糊不清或投递错误的情况 下，及时与邮局或快递管理处联系、查实，以免造成业主 /用户接 收邮件延误。 每月10号将上月《报刊签收表》和《邮件代收记录表》收集 整理入档。