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电子商务时代办公自动化系统 ［摘要］电子商务时代的办公自动化系 统是以知识管理为核心的第三代办公自动 化系统。本文结合知识管理的过程，探讨了 电子商务时代企业实施办公自动化系统的 基本过程以及在这个过程中可以借助的信 息工具，认为企业应该将实施过程与企业的 业务流程以及文化改造相结合，并注意个性 化实施策略和以人为本。 ［关键词］电子商务；知识管理；办公自 动化；信息系统 一、概述 办公是指处理人类某一集体公共事务 的一种集体性活动，在传统经济时代，企业 的生产经营活动主要依赖于各种物质资源， 企业办公活动包括接收生成信息、记录保存 信息、加工处理信息、利用信息、发布信息 和销毁信息6个阶段，其主要目的是通过信 息的传递和共享加强企业内部各实体部门 之间的沟通和协调，促使各种有形资源在企 业内部的合理配置。 20世纪90年代末期，人类进入电子商 务时代，企业的经营理念发生了巨大的变化， 企业的竞争力的来源逐渐从传统的生产规 模和物质资源转向优质的、 差异化的产品和 服务，这一转变要求企业具备很强的信息收 集、处理和分析能力。借助电子商务相关的 技术手段，企业获取信息的手段和途径变得 越来越广泛，同时很多企业在前期信息化的 过程中积累了大量的数据，经营理念和环境 的变化给企业带来的困扰不是信息的短缺 而是信息的过剩，是怎样在大量的信息中把 对企业有用的信息挖掘出来并且加以处理 和利用，实际上就是怎样将大量的信息转变 为能给企业带来竞争力的知识的问题。 因此, 可以说电子商务时代是知识经济时代， 知识 是电子商务时代经济增长、社会发展及企业 成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用 知识成为电子商务时代组织信息化建设的 核心目标，也是电子商务时代的办公自动化 系统首先需要解决的问题。 二、电子商务时代办公自动化系统的功 能和实施过程 电子商务时代企业的员工以知识型员 工为主，为了能够更好地发挥员工在工作中 的创造性，企业需要减少对员工的各种有形 约束，例如工作时间和工作场所的约束，员 工可能不再像以前那样在固定的时间和场 所集中上班。而是采用移动办公、SOHO?方 式进行分散式工作，企业的运作模式也由受 时空限制的集中式向跨越时空的分散式发 展。为了提高员工工作过程中的积极主动性， 企业不仅要使员工对自己所需要完成的任 务和目标“知其然”，更应使员工，尤其是 使企业的知识型员工“知其所以然”， 这给 企业完成计划、组织、指挥、协调、控制的 办公职能带来了很大的挑战， 企业的办公自 动化系统的运行模式也因此需要发生变化， 其主要任务由支持准确快捷的企业内部信 息转移变为支持有效地利用信息资源和知 识的有针对性的转移， 从规范和优化企业的 办公流程变为支持企业的知识管理，信息发 布模式也需要由推式变为拉式；另一方面， 开放的、智能的电子商务工具为企业在更大 的范围内进行知识收集和发布提供了廉价 而快捷的手段，可以说电子商务模式的出现 为企业的知识管理提出了急切的需求， 而电 子商务工具的应用又从技术和经济的角度 为企业实施知识管理提供了切实可行的手 段，电子商务和知识管理有着密切的联系。 彼得?德鲁克认为，知识管理就是要在 最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰 当的人，以便辅助他们能够做出最恰当的决 策，最终使企业通过智力资本来获取竞争优 势的过程。在电子商务时代，企业通过开发、 组织、整合和共享合适知识来获取竞争优势， 电子商务时代企业办公自动化系统的核心 功能就是知识管理，电子商务时代企业实施 办公自动化系统实际上就是要选择合适的 技术和模式解决企业的知识获取、知识共享 和知识利用的问题，要帮助企业发现知道什 么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递 这些知识，以及如何有效利用知识，要能够 在正确的时间，将正确的知识传递给正确的 人，帮助他们采取正确的行动，避免错误或 重复工作，从而提升企业的战略竞争力。为 了适应知识管理的需求，电子商务时代的办 公自动化系统的实施过程要以企业的知识 需求为中心，一般来说，企业实施办公自动 化系统是围绕企业知识管理的 7项任务来展 开的：系统需求规划、知识获取、知识存贮、 知识发展、知识推广使用、知识评价和知识 维护。图1是电子商务时代办公自动化系统 的实施流程示意图。 企业实施办公自动化系统首先要确立 清晰而明确的实施目标和功能需求， 对企业 所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、 实施过程中可能的风险及防范方式有正确 的认识和总体的规划，这是电子商务时代企 业办公自动化系统实施成功的前提和基础。 在规划办公自动化系统功能需求时需要结 合企业的总体战略目标和计算机信息技术 发展的趋势，使系统能适应一段时间内企业 未来信息价值链发展的需要，并为企业将来 可能实施的其他类型的信息系统预留接口。 在预定