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公司文件收发管理制度 ( 最新) 一、总则 1 、为提高办文速度和发文质量 , 充分发挥文件在各项工作中的指导作用 , 根据文书处理的有关规定 , 结 合我企业实际情况 , 特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文 , 同级合作企业函、电、来文 , 本企业上报、下发 的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等） , 由承办部门拟稿 , 送办 公室核稿 , 经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到 , 对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记 , 并标注发送单位、日期 , 由发件人签名。其他部门 自主发送的 , 由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （ 1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿 , 拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （ 2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改 , 为签发做好准备。 3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜 , 需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核 , 复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （ 4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改 , 应在原文上圈改并 签署姓名和日期。 （ 5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核 , 重点看审批签发手续是否完备 , 附件是否 齐全 , 格式是否统一、规范 , 符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容 , 并对待发文稿进行 编注发文字号 , 确定份数后印制。 6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 7）存档：在发文办理流程结束后 , 档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应 包含底稿、正文两份 , 及有关电子文档 , 并定期将电子档备份到专门的硬盘） 。没有归档和存查价值的公文 , 经过鉴定和总经理批准可以定期销毁 , 销毁秘密公文应当进行登记 , 由二人监销 , 保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件 ( 含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等 ), 由办公室统一签收、登 记、编号 , 送总经理阅示或送有关部门办理 , 为避免文件挤压 , 一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门 , 办公室接收后负责转交 , 并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室 , 直接上报总经理的根据总经理指示 办理 , 移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理 , 并由办 公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件 , 应根据文件内容和性质全面统筹 , 送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的 公文 , 经请示总经理后办理 , 根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围 , 所有文件如需外借或复印必须办 理文件借阅手续 , 经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间 , 不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所 , 也不得将文件转 借给其他人 , 阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （ 1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字 , 表示收到。公司所有公文由办公室 签收、拆封 , 对需纳入收文办理的 , 应统一进行收文登记。 1 / 2 2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。 3）拟办：在收文登记后 , 由办公室人员送办公室主任处审核, 符合有关规定的 , 办公室应根据文件的 内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议, 送请总经理批示后交有关部门办理。 （ 4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见 , 并指定办理部门和传阅范围。 （ 5）承办：承办是指按照总经理的批办意见 , 指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后 , 要认真及时办理 , 急件随到随办。需两个以上部门承办的文件 , 主办部门要主动会同相关部门协商办理 , 并 负责回复办理结果。 6）催办：催办是指根据总经理的批办意见, 由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。 7）注结：文件办理完毕 , 应在《收文登记簿》或公文处理单上注结, 注明办理日期