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物业公司质量记录控制程序 公司程序文件 版号:A 修改号:0 EJ-QP6.5 物业公司质量记录控制程序 页 码 : 1/2 目的 : 建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存 等管理程序 , 以确保服务满足规定要求 , 能提供足够的有效 证据。 适用范围 : 适用于本公司质量记录的管理。 引用文件 : 3.1 质量手册第 4.16 章 3.2 ISO9002 标准第 4.16 章 职责 : 各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与 本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、 传递、标识、 编目和保存。 工作程序 : 5.1 质量记录的收集、传递 : 5.1.1 各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及 本部门质量记录分门别类得到完整收集 , 并按有关信息反馈 渠道及流程及时传递。 5.2 标识、书写 : 5.2.1 负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据 , 所记录的内容 ( 项目 ) 等进行必需的标识 , 标识应与质量记录 所记录的内容一一对应 , 易于查阅。 5.2.2 所有的质量记录应字迹清楚 , 基本内容齐全 , 能分 清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。 5.2.3 所有记录中的数据不允许用涂改液涂改 , 其书写 记录时有错应用横线划掉 , 并且要能识别原记录。 5.3 编目 : 5.3.1 为了便于查阅存放记录的资料表 , 文件柜应按类 存放 , 并建立目录 , 目录应存放在方便查阅的地方。 5.3.2 各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。 5.3.3 综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质 量记录一览表》 , 该表除标明质量记录名称、编号外 , 应有存 放地点、责任人、保管年限 , 应注明版号、发布日期 , 《质量 记录一览表》应发放到各部门 , 并抄送一份报管理者代表。 5.4 贮存、保管 : 5.4.1 各部门负责人应确保质量记录完好无损 , 记录的 内容完整清晰 , 可随时作为质量体系运作的有效证据提供给 需方或其代表或第三方机构审核。 5.4.2 如需查询有关质量记录 , 经该部门责任人同意 , 并 填写《文件 / 资料借阅登记表》 , 查阅完毕 , 尽快还回 , 做好登 记, 以防遗失。 5.5 保管年限 : 5.5.1 综合办公室根据各部门的实际情况 , 对各种不同 的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量 记录的要求 , 作适当规定 , 并在《质量记录一览表》中明确。 5.5.2 各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量 记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。 5.6 质量记录的修改 : 5.6.1 各部门员工如在填写质量记录过程中发现设计有 问题或不实用时 , 均有权提出修改。 5.6.2 质量记录的修改由申请修改人填写《文件修改报 批单》 , 经管理者副代表审批 , 管理者代表批准后 , 才被认为 正式有效。 5.7 处理 : 5.7.1 综合办公室应对各部门超过保存年限的质量记录 统一收回 , 进行销毁 , 以确保公司的技术、经营等资料不泄 密。 支持文件 略