(完整版)设备档案管理工作标准及工作流程.docVIP

设备技术档案管理工作标准及流程 职责范围 1.1 本标准规定了设备技术档案管理岗位的职责、工作要求等。 1.2 本标准适用于陕西黄陵煤化工有限责任公司设备技术档案管理 岗位的工作，是检查与考核其工作的依据。 职责与权限 2.1 职责 2.1.1 热爱本职工作，在设备动力部副部长的领导下，搞好设备档案 管理工作。 2.1.2 认真执行设备档案资料管理制度，坚持依法治档。 2.1.3 负责设备档案的管理，做好设备技术资料的收集、整理、归档、 保管、提供利用等工作。 2.1.4 严格履行档案借阅制度，做好借阅登记工作。 2.1.5 负责档案室的安全、卫生，认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、 防晒、防潮工作。 2.1.6 负责提出档案鉴定销毁报告， 在设备动力部副部长签字同意后， 按照销毁规定，对应销毁的档案予以销毁。 2.1.7 掌握档案馆藏情况， 积极做好档案的利用工作， 为公司的经营、 生产管理提供有效 的服务。 2.1.8 严守公司机密， 正确处理好利用和保密的关系， 增强保密观念， 确保密级档案的安全。 2.1.9 接受上级档案部门的业务监督、检查和指导。 2.1.10 完成领导交办的其它任务。 2.2 权限 2.2.1 有权向有关部门索取各种需要归档的文件、招投标形成的相关 文件、合同和图纸资料等档案资料。 2.2.2 有权利拒绝接收不符合档案标准要求的档案资料归档，并督促 其按照要求重新整改、移交。 2.2.3 有权指导、督促有关部门按时间要求完成档案的收集工作。 2.2.4 对不符合借阅规定及未办理借阅手续者，有权拒绝借阅。 2.2.5 有权对借阅档案、资料、图纸等过期不归还的提出处理意见。 2.2.6 对来历不明，没经过相关部门设备管理员或领导批准的人员， 有权拒绝其查阅档案资料。 2.2.7 对丢失、损坏档案和违反档案法规的人员，有权提出批评及处 罚意见，严重者可直接向领导反映，并对其提出处理意见。 2.2.8 有权对档案工作所需的房屋、设备、设施等提出处理意见。 工作内容 3.1 建立健全设备档案资料管理制度。 3.2 负责公司主要生产设备档案、资料的收集、整理、分类、归档、 保管、提供利用等工作，建立健全设备档案。 3.3 负责编制设备台帐，加强设备台帐管理，定期对设备进行盘点、 核实，确保帐面清晰、帐物相符。 3.4 参与新购设备的开箱验收、资料收集；负责新购设备（含特种设 备）台账的建立，合同的保管。 3.5 做好档案借阅登记手续，既要态度热情、优质服务，又要秉公办 事、不徇私情，同时做到手续完备，借阅期限不得超过规定时间，必 须到期归还；如到期未归还要及时索要回来归档，如需再借，应办理 续借手续。 3.6 认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处 理。 3.7 每年对库存档案进行一次全面检查清点，目录与案卷要相符率。 3.8 进行档案的鉴定工作，对已报废设备的档案列出目录清册，提出 鉴定与销毁报告，上报有关领导。 3.9 对年久破烂的重要性材料、档案要进行修复，延长档案寿命。 3.10 负责各种设备润滑记录台帐、设备检修台帐、设备巡回检查记 录本等的申报印刷和发放。 工作流程 收集资料 核对资料 是否齐全 Y 对资料整理分类 形成档案 编号归档 借阅档案 是否同意 借阅 Y 填写《档案借阅登记表》 借阅到期 续借 归 借阅人重新办理借阅手续 还 检查资料 是否完整 Y 确认归还  要求供应商或相关部门完善资料 N 不予借出 N 处罚当事人 资料归档