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PAGE \* MERGEFORMAT PAGE \* MERGEFORMAT #/ 5 公文中常见的错误 一、格式方面的常见错误 结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分 “一”、“（一） ”、 “1、”“（1）”四个层次。只有两个层次时，可分别用 “一、 ”“标1.识”。其中，数 字序号后用小圆号 “.，”而不能用顿号 “、”，如为“1.而”不是“1、”；“（一） ”和 （1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用 一是、二是、三是… 或首先、其次、第三 等。 标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符 号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列 短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。 国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如 kV、 KV、 Kv 和千伏， kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数 量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全 称，如 1999年、 2010年不能略为 99年、 10年。单位名称一般先用全称 ,并注 明规范简称，或用约定俗成的简称，如外部用广德独山南方水泥有限公司，内 部可以用 “广德独山南方 ”一般不用 “独山南方 ”等简语。 文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引 发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号 []或【】 公文如有附件，应在正文下空一行、左空 2 字处，注明附件的顺序和名 称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如 附件：1. XXXXXX” 公文如有联系人等附注，应在成文时间下空 1 行、居左空 2 字用 3 号仿宋 体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的 “请示”等文种中，应当在附注处注 明联系人的姓名和电话。 8?关于附件的格式问题。一般 A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面 左上角第一行顶格标识 “附件”（有序号时标识序号），标题为二号小标宋体或 二号宋体加粗，正文为 3号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可 用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距 31 磅。附件的页码，应与正文标注 相同（4 号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条 4 号一字线），单页码居右 空 1 字，双页码居左空 1 字。 实行电子公文后，由于在 word 、wps 等文字编辑软件中按国家规定标注页 码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入 （默认）页码的方式，格式为 “3（”小五号字）。 9.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字， 但o不能写成 零”也不能用“0；而使用 插入”菜单中的符号“Q”二、内容方 面的常见错误 错别字较多。 文种选择不当。 3?标题成份残缺或多余。如《关于上报??…的报告》标题中， 上报”为多余 项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题 冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是 直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用 本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。 附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相 对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规 范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。 主题词标注不当。许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格 式进行修改。 不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上 级单位文件等。 “请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言， “请示”偏重 于办件， “报告 ”偏重于阅件。 要求上级批复的事项，应采用 “请示 ”文种，且遵循 “一文一事 ”原则，不应在 报告中夹带请示事项。 三、一些常用字词的用法及辨析 1. “截止”与“截至”的区别。前者强调 “止”，即在计时点上，所进行的事情已 经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。 2. “记取 ”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的 吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训， 多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。 “急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办， “亟待”强调极须，急迫待 办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意 义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用 “亟待 ”一 词。 “下工夫 ”与“下功夫”的区别。一般情况下，应该用 “下工夫