学术会议举办详细流程.pdfVIP

一、会议前期通知 1. 定会议日期，请专家（包括嘉宾和授课专家）。 2. 拟定会议通知红头文件，包括会议介绍，主办、协办单位，会议 时间、低点，是否收注册费，学分等，会议联系人等。附会议议程， 参会回执。 3. 通知发放四种方式：邮件、微信 H5 动态网页（带报名功能）、信件、 电话。 4. 应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分 等数量限制。 二、专家联系（专人负责） 1. 联系专家，告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件 和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人 绍。 2. 专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知 专家接送事宜。 3. 去酒店查看，是否有早餐等 4. 专家如果提前 1 天到，会议负责人应去酒店接见。 三、会场前期准备 1. 会议资料：包括讲课 PPT，厂家宣传资料，笔记本，笔。会议资 料袋、胸牌。 2. 会场横幅，背景墙，展架，指引牌等 3. 根据参会人数，是否准备学分票、餐票等。 4. 会场拍照人员，合影地点（有车占用需提前预定位置）。 5. 会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐（盒饭、自助、围桌） 四、会议前一天准备 1. 会场布置完毕。可准备一些背景音乐。