释义文件文件控制.docx

释义文件文件控制 文件是指信息及其承载媒体。税务机关的文件是各级税务机关在税务管理服务过程中所形成的具有 法定效力和规范体裁的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布税务规章，施行行政措施，请 示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。文件能够达到沟通沟通意图、 统一行动的目的。 1质量管理体系文件的作用 1.1质量管理体系文件的建立，是质量管理体系的基础和重要依据，有利于加强不同的部门和单位 之间的彼此了解，便于全面沟通意图。 1.2税务机关的体系文件，是为内部机构、下属组织和全体员工实施质量管理体系、 实现税务管理和 服务、完成质量目标，提供过程控制的准绳、作业操作的规程、流程管理的程序和检查验收的准则。 1.3通过体系文件的有效实施、 保持和改进，能提供表明已经满足纳税人要求和法律法规要求的客观 证据，不断增强纳税人对税务机关的满意程度。 1.4通过贯彻执行程序文件、作业文件以达到税收征管、执法、服务的规范性和一致性，为整顿组织 的税收秩序，建立统一的管理平台奠定基础，向相关方证实税务机关的税收征管水平和服务能力。 1.5最高管理者可以通过文件将对质量的承诺传达给员工， 使管理者与员工在税务管理服务活动方面 达成共识，并说明如何才能达到规定的目标要求。 1.6帮助员工理解文件在组织中的作用，明确组织内职责、权限、分工，从而增强工作责任感和对其 工作重要性的认识。 1.7作为组织开展员工上岗、换岗、轮岗的教育培训和岗位继续培训、岗位练兵的基础和依据。 1.8明确对大宗财产物资（设施、设备）的供应商和税收表证单书的印刷方的框架要求，明确对 三 代”单位的控制要点。 1.9为质量审核、评价体系的有效性、持续的适宜性和持续改进提供依据，保证质量管理活动的重复 性和可追溯性。 2文件控制的方针目的 过程控制是质量管理的精髓，文件控制又是过程控制的重要组成部分，输入、活动、输出的过程， 都离不开文件。实施文件的有效控制和管理，能确保质量管理体系有效和高效运行。 2.1文件控制的方针 精心策划、严格管理、确保有效、防止误用 。 2.2文件控制的目的 2.2.1确保文件的现行有效。控制文件的发放范围，只发给 需要使用者”，而不发给 想要得到者”能使各 使用场所可获得现行的、有效的文件，便于跟踪管理。 2.2.2确保文件的持续适宜。文件通过的审核、批准，确保文件的适宜性、正确性；适时对文件进行评审 确定文件更改、换版的时机，确保文件的持续适用。 2.2.3确保文件的协调一致。制订和执行文件的统一编码规定，将不同层次的文件协调一致起来，实行文 件与文件间、文件与工作间、文件与记录间，无缝隙衔接。 2.2.4确保文件标识的惟一性。每一份受控文件的标识均有文件的名称、编号、版次、分发号、颁布日期、 受控”非受控”字样等标识，易于识别和检索。 2.2.5防止新老文件误用。及时回收缴销失效作废的文件，提高文件的时效性，而不致被误用；有保存价 值的失效文件，用 失效留用”印章或字样标识，与现行适用文件分开存放。 2.2.6提高文档管理的综合水平。规范文书处理、加强文档管理，从文件的立卷归档、查阅利用、鉴定销 毁的要求到编制执行档案保密、库房管理、安全保卫等制度，不断晋升档案管理的等级。 3文件控制的特点 3.1层次清晰分级管理 3.1.1文件的科学分类 （1） 从文件颁布发放的部门分，可分为国家的法律法规文件，政府和上级的外来文件，本局的内部印发 的上行文、下行文、平行文或其它公文。 （2） 从文件的存在形式分，可分为纸质文件、电子文件（磁盘、光盘）、录像、照片、样件（样品）或 其它媒体的结合体。 （3） 从文件的性质作用分，可分为阐述、声明作用的文件，规定、指导作用的文件，记录、证实作用的 文件。 3.1.2文件的结构层次 （1 ）第一层次文件是《质量管理手册》，是向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件， 包括形成文件的质量方针和质量目标，覆盖了 面” （2） 第二层次文件是程序文件，是控制某项活动或过程的途径的文件，规定了控制什么、谁去控制、如 何控制，描述了线” （3） 第三层次文件是作业指导书和记录证据， 是策划运作某个工作或过程所需的文件和实施情况的记实。 告诉员工做什么、为何做、由谁做、何时做、何地做、怎样做的文件，包括工作规范、工作标准、规章制 度、验收准则、计划办法、规程流程等，指导了 点” 编制填报的体系类、行政类、业务类等机内、机外的记录，是质量管理体系实施运行的客观证据，留下了 迹” 3.1.3文件的分级管理 《江苏地税IS09000标准文档管理系统》，把税务管理服务的依据、数据、证据放在同一个系统内实施 操作，规定了维护管理的权限，各地地税机关根据具体情况对文档的内容可作适当的删改或