生物中心档案的管理制度模版.docx

生物中心档案的管理制度 一、档案接收制度 1. 中心领导及档案工作人员要严格按照文件材料的归档范围(参看附件一)，及时收集、整理并妥善保管文件材料，任何单位和个人不得据为已有。 2. 中心各部门要将归档文件材料保存完好，发文、会议邀请人员名单均保留终稿，如无特殊情况，同次活动仅保留具代表性的五张图片文件，经档案管理人员检查认可后予以归档。 3. 电子文件形成部门部门负责人要随时收集需要归档的电子文件，于档案交接时交到档案室统一保管。 4. 属于归档范围的声像档案，由部门负责人负责，随时形成随时向档案室移交。 5. 各部门负责人在交接文件材料时，应编制移交目录(一式两份)，经档案管理人员清点无误，由交接双方在移交目录上签字后，方可接收。 6. 档案接收工作每季度末20-30日由各部门直接交到档案室，一般不零星接收案卷。重要档案可交到档案室，及时存档。 7. 中心领导及工作人员外出考察、学习、开会带回的全部文件材料，在使用完毕后，及时向档案室移交，登记，归档。 二、档案借阅制度 1. 档案提供利用的范围包括：文书档案、科技档案、设备档案、声像档案、实物档案、照片档案等五类。 2. 档案提供利用方式包括：查阅、借阅、电话咨询、复印。 3. 如需复印、摘录、借出各类档案，需经档案负责人监督并登记后才可借出，任何人不得私自将档案及档案复印件带出档案室。 4. 借阅人员要妥善保管借出的档案，归还时间不得超过七天。如需延长借阅时间，应办理续借手续，否则档案室将按期追回。 5. 档案工作人员对收回的档案要认真检查，防止档案损坏、散失、缺页。 6. 利用档案的任何部门和个人，都要自觉维护档案的完整，不准将装订成册的档案材料拆散；不准在案卷上折叠、勾画、涂改和变更档案材料的字迹。 7. 外单位人员查阅本中心的档案，须持本单位介绍信并经中心主管领导批准，方可查阅。 8. 本制度由档案室负责解释并监督执行。 三、档案的销毁 1. 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，由档案管理人员定期清理造册，办理申请销毁手续。 2. 经审核同意销毁的文件，应派专人护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。（可否更改，是否可以用单位碎纸机销毁即可） 附件一：档案归档范围与保管期限 序号 归 档 范 围 期限 一、 文书档案 （一） 行政管理 1 中心办公会记录、纪要； 永久 2 启用印章、废止印章、中心标志等文件； 永久 3 中心综合性管理制度、办法； 长期 4 中心专题的请示、报告与上级机关的批复； 长期 5 突发事件中形成的请示、报告、处理措施及相关材料； 长期 6 行政管理形成的决定、通知、公函、简报； 长期 7 中心年度工作总结、计划； 长期 8 职能部门活动形成的工作计划、总结报告； 短期 9 中心与有关单位签订的合同书、协议书等文件材料； 长期 10 历史沿革、大事记、反映重要活动事件的简报； 长期 11 中心安全保卫、交通安全责任书、工作汇报、计划、总结； 长期 12 中心参加社会公益活动、捐助、赞助材料； 长期 13 重要来信、来访及回函材料； 长期 14 车辆购置、办公设备购置、维修管理报告，协议书； 长期 15 上级主管机关制发的需要贯彻执行的综合性指示、决定、批转通知、通报、规定、办法。 长期 （二） 人事管理 1 成立中心的请示、市编办下发的编制通知； 永久 2 法人证书、组织机构代码证书及年检登记表； 永久 3 中心主要领导任命通知及相关文件； 永久 4 机构设置、变动、人员编制文件、人员名册； 永久 5 劳动情况报表、统计报表、残疾就业基金报表等； 永久 6 养老、失业、医疗、住房公积金统计报表、存档费材料； 永久 7 毕业生就业协议书、接收函； 永久 8 部门负责任命通知； 长期 9 职工试用、转正、聘用合同；转正申请、转正评估表、就业协议书、上户口材料； 长期 10 调动、辞职、辞退、抚恤、死亡等文件材料； 长期 11 各种定级、培训、专业技术职务的评定、聘用、晋升材料； 长期 12 本单位制定的工资、津贴管理办法、实施细则、福利等文件；试用工资表、转正工资下拨单； 长期 13 职工考核表、奖励、处分文件； 长期 14 职工医疗、养老、失业、住房公积金方面的决定、实施办法； 长期 15 先进集体、先进个人表彰材料； 长期 16 职工援藏、支援边远地区锻炼有关材料； 长期 17 上级主管部门下发的需要贯彻执行的有关人事工作和劳动保险的通知、指示、决定、通报、规定、办法。 长期 （三） 国际合作 1 组团单位通知或批件、组团请示、报告、出国、出境任务市政府批件、名单、申请表、业务审查表、申请卡片、邀请函、备案表、考察报告； 长期 2 接待外宾方案、会议记录和纪要、简报记录、总结； 长期 3 与有关国家工作来往文件、传真、各种报表等；