英文电子邮件的写作特点和格式(实用性强).pdfVIP

英文电子邮件的写作特点及格式 ⅠSubject 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings ；长的 可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过 35 个字母。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格 式可将除了少于 5 个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写， 例如： New E-mail Address Notification ； 视信的内容是否重要，还可以开头加上 URGENT 或者 FYI （For Your Information ，供参考）， 如：URGENT ：Submit your report today! ⅡSalutation Main Body 1、称呼要礼貌得体，符合商务英语写作习惯。 如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title 作为称呼；如只知对方姓名不知性别，可用 Dear + 全名； 如邮件为一封通函，则用 Dear All 作为邮件称呼； 2 、正文应结构清楚，便于阅读。 如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件 眉目清楚、一目了然。 3、用Hey作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个 潜在的商务伙伴这样写信。另，用非常正式的传统开场白Dear Sir 也已经越来越过时了。 最好写成Dear Mr. / Ms. 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如Dear John。 4、在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有代表核心观点的中心句。 使用类似first, second, next, and finally的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮 件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似If you have any other questions please feel free to contact me,这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。 5、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。 Ⅲ Spelling 1、E-mail 的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信， 或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的错 误。 1 2 、外国国名尽量用大写，是为表示尊重； 3、标点要准确； 4、大小写要注意，尤其是句子开头，首字母一定要大写。非必要，不要整个字都是大写。 Ⅳ Ending A 、书信的结尾致意要留意，弄清大家的关系再选择用词，例如： 1、 Very Formal 非常正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2 、 Formal 正规的(例如客户公司之间) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal 不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4 、Informal 非正规的(例如朋友, 同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! B、信尾客套话 （Complimentary close ）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best， Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards 。 C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签；签名也看信件的语气.给朋友或公司客户, 签 Bill 也可以, 给陌生人就最好用 Gates 或者 Bill Gates. Ⅴ Other Attentions A 、文法 1、切忌主客不分或模糊 例子：Deciding