监理公司监理资料组卷立档规定.doc

监理资料组卷立档规定 目的 为了规范本公司项目监理资料归档管理，特制订本规定。 适用范围 适用于本公司项目监理资料。 归档范围 由于公司档案管理工作刚刚起步，各项目监理部所存资料，对于今后监理工作的开展均有参考价值，因此，现阶段归档范围是项目监理所存所有监理资料，即分类号31至56号所包括的内容。 立卷 一般要求 该项工作由各项目工程总监理工程师组织并负责落实。 各项目部在完成项目竣工质量验收后15天内完成。 项目监理档案资料（完成装订和装盒）须在项目监理部退场前移交公司工程监理部。 卷内目录 卷内目录采用日常进行文件分类编码时的文件材料目录，其填写要求见《文件材料目录填写规定》。 卷内目录一式三份，一份装订于案卷内，一份集中装订于首卷内，一份集中整理存放在工程监理部备查。 在首卷及工程监理部存档的文件检索目录右上角加盖文件所在盒编号，如某分类文件数量较多，必须分卷分盒保存，须在文件材料卷内目录上注明。 卷内备考 卷内备考样式见附件，填写要求见《卷内备考填写规定》。 卷内备考为每卷最后一页，记录本卷文件资料的数目、说明、及材料的立卷人、检查人等情况。 组卷装订 要求将监理资料按文件编码规定中指定的分来内容组卷装订，每一分类文件必须单独立卷，不得与其他分类的文件合并组卷。 如某一分类的文件数量较多，可分为多卷进行装订，要求每卷厚度不得大于20MM。分卷装订时，文件的案卷题名采用同一题名，并在档案卷号后加注《一》、《二》、《三》……。 所有文件在日常使用中装订用的金属物必须剔除，以免生锈破坏档案美观。 立卷时采用的粘贴材料为胶水，不得使用浆糊。 装订采用五孔线装，粘贴封面（封面见附件）。并在封面上填写案卷题名、档案卷号等内容。要求用仿宋字体工整填写。 文件材料装订完成后须装盒。并将文件盒编号及盒内内容用编码标识在盒脊。盒编号采用五位编码，其中前三位为项目代码，后两位为文件盒流水号。 首卷 首卷内容包括《档案总说明》、《监理档案总目录》、《文件材料目录》（卷内目录）。 首卷一般在其他案卷装订、装盒完成，且图纸折叠装盒完成后才能进行组卷装订。 末卷 末卷可暂不装订，待工程各项验收工作完成，并取得相关的验收记录和政府审批批文后，统一装订。 末卷包含资料有：《工程质量评估报告》、《监理工作总结》、《工程竣工质量验收记录》、《工程竣工验收备案表》及相应的备案资料。 末卷的卷内目录必须预留在首卷内（空白），待进行末卷的组卷装订时填写。 图纸 所有工程图纸必须按照公司的《图纸折叠规定》进行裁剪折叠，并按规定装订、装盒。 所有图纸必须在目录页注明缺失情况。 每盒图纸均需要填写《工程监理档案图册》，填写要求详见填写规定。 质量记录 监理档案总目录 档案总目录封面及插页 工程监理档案封面 工程监理档案图册 归档总说明 卷内备考 文件材料目录