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公文写作方法技巧 公文写作方法技巧 1、 公文分为通用公文和专用公文二大 类。通用公文与外界有联系，如：通知、请 示、批复、报告、函、决定、通报、意见等； 专用公文是企业内部使用， 一般不与外界有 联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、 签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。 2、 一级文适用于以公司的名义对外发 文或公司内重大事情的通知、上报，譬如： 以公司的名义上报报表省公司，一些事情需 要请示省公司，公司下发一些管理办法，对 外单位发函等。一级文包括一级文件和一级 函件。二级文则用于公司内部，以部门的名 义发文，一般不对外，包括二级文件和部门 电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿， 部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发 文。 3、 文件与电子函件的区别：电子函件 用于工作历时较短，日常性、临时性、一般 性的工作。文件则相反。这里强调，以分公 司下发的管理办法一定要用一级文件， 以部 门下发的管理办法可以用部门文件， 千万不 要用电子函件。 4、 上行文与下行文与上级与下级的关 系，这里所说的上下级关系，一种是组织系 统关系，一种是业务系统关系。对上级用上 行文，对下级用下行文，上行文如请示、报 告等，下行文如通知、通报、决定、意见等， 向同级部门或不相隶属关系的单位， 则用函 5、 用于向上级要钱、要物、要编制、 人员、政策等资源，应用请示。 6、 用于向上级汇报工作、反映情况等， 可用报告。 7、 用于向上级反映工作意见，请求给 予支持，可用意见。 8、 部门发文不可以超越本部门职权范 围事项，不能向同级部门发下行文。工作联 系单一般选用函。 9、 公文的标题制作三要素：（发文单位） +关于+事由+文种例：（网络运营部）关于召 开第三季网络运营分析会的通知注意： 文字 务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、 规章和印发、批转、转发的文件可加书名号） 10、 转发文标题制作四要素：转发（批 转）+来文单位+转发文件题目+文种例：转 发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频 道调整的补充通知》注意：转发公文应避免 使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发 的处理办法一是省略中途转发机关， 取最先 发文单位。二是另拟标题，转发情况在正文 中说明。例：“关于转发集团公司〈〈关于印 发〈中国电信集团效能监察实施办法 （试行）＞ 的通知》的通知”压缩改为：转发集团公司 关于印发《中国电信集团效能监察实施办法 （试行）》的通知》 11、 主送单位：受理单位、主办单位。 抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单 位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门 工作的分公司副总经理，二级文用抄报。注 意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全 称或规范简称，两个以上主送或抄送单位， 应按行政区域、行政机关的排序，先大后小， 先外后内。 12、 公文内数字除了固定的词语或成语 外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。 13、 句中较短的平级的词和短语用顿号， 并列复句内部分句间用分号， 在分号与句号 之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在 提示语的前后，表示提示下文或总结上文的 用冒号。14、请示的标题：关于+事由+请不 编写的守则：导言+主体+结尾导言：开门见 山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、 理由、背景，要求写得充分而又简单。例如 成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型 号、固定资产编号，价格，购置或维修的原 因，如果不购置或不维修会出现什么样的情 况，有多严重。主体：内容突出，事项集中， 条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例 如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购 买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是 多少，几时做预算，什么时候付现，是否有 2套解决方案，如果有 2套方案，你则重建 议用哪一种，为什么？结尾：是一个固定的 模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否 可行，请批示。以上请示，望予审批。注意： 请示的主送单位一般只写一个， 请示应事前 请示，不越级请示，如提出 2个以上方案， 应有倾向性意见。 15、 批复的标题：关于+事由+批复编写 的守则：开头+正文+结尾开头：你单位《关 于XXX的请示》（XX[20XX]XX号）已收悉， 经XX部门审核，同意 XXXX现就相关事项 批复如下。正文：做出明确的答复，同意什 么，不同意什么。结尾：从上级单位的角度 强调一些事项，可提出希望、要求、号召。 注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的 真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根 据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗, 答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容 较多的，可分条列项地答复，对不同意的事 项，应说明不同意的理由。 16、 通知的标题：关于+事由+通知编写 的守则：导言+正文+结尾导言：发通知的原 因，就相关事项通知如下。正文：