订单管理的制度.docxVIP

精品文档 订单管理制度 为加强订单管理， 提高工作效率， 避免在订单签订和执行过程中的失误和偏差，确保按期交货，提升客户满意度，特制定本制度。一、订单类别 一般订单：指内贸客户交货期合理或延期交货没有罚款规定的订单。 特殊订单：指外贸客户订单， 以及内贸客户交货期紧急且延期交货 有罚款的订单。 二、交货期沟通和报价 业务员在洽谈业务时， 要与生产基地沟通意向订单的交货期， 无法保证时尽可能向客户争取，基本确认时填写《报价申请单》 。 报价员接到《报价申请单》 后，应先与生产单位确认交货期和技术 难度，然后根据设计图纸或客户需求报价。 《报价单》与《技术文件》经报价员、生技部长签字有效。 50 万元以上大单需召开技术交底与订单评审会。 三、合同签订与备案 合同签订时要采用公司核定的合同模版， 如采用国企、 央企、上市 公司或外贸等大客户的合同模版，必要时要求对方签订补充协议。 合同文本要求一式四份， 双方各执两份，原件在财务部和营销事业部备案，《销售合同备案表》（销售合同摘要）在生技部、生产单位、供应部和发货部备案。 合同签订后，要明确交货期、元器件厂家、技术方案、质量（计量）标准、现场工勘、安装基础、包装运输、卸车验货及特殊事项，重要订单生产事业部要组织召开协调会，并安排专人跟进。 . 精品文档 四、生产通知单 预付款到账后业务员应及时通知销售内勤， 经向财务部核实后制作《生产通知单》，注明订单类别及特别注意的事项，营销经理审核后向生 技部签发，交货期紧的订单同时电话通知所属公司。 生产基地接到《生产通知单》后，由生技部签字并随《技术文件》分解下达执行，特别重要的订单在总经理办公室备案。 各公司接到《生产通知单》与《技术文件》后，生产主管要签字确认交货期，制定生产计划，调整进度偏差，并至少预留一天作为调整期。 如果有把握的意向订单交货期较紧， 或变压器等常规产品断货， 营销总部和生产事业部便可在合同签订之前下达 《备货通知单》，《备货通知单》与《生产通知单》同等效力。 五、订单落实 供应部可拒收交货期严重偏离的采购单， 一经签收就应当及时安排采购，并执行走动式服务，每天与各公司生产主管、仓管员见面，即时反馈采购信息，尽力缩短采购周期，及时化解各种矛盾。 正常情况货款到账当日安排发货车辆并做相应准备， 次日发货；业务员要将货款到账情况及时通知销售内勤， 销售内勤核实后制作 《发货通知单》，若客户对到货时间、发货物流等有特殊要求，至少提前一天与发 货部联系。 发货部接到《发货通知单》 ，部长签字后复印件回传销售内勤，同时转发所属公司发货组和运输部车辆调度， 车辆调度要按照“快捷、高效、节约、安全”的原则安排好车辆的车型、到厂时间，发货组负责验货装车并做好防护措施，发货表单要同步制作；发货部审核发货表单、票据准确 . 精品文档 性，并对发货数量进行监管。生技部对出厂产品质量进行监管。 原则上夜间不发货，特殊情况需经总经理批准。 由发货部统一协调，所属公司、财务部、保卫部等须有专人负责。 生技部、供应部、发货部、生产调度、技术主管、绩效主管等，要坚持走动式管理，对订单生产全程跟进，及时纠正失误和偏差，生产副总要通过走动管理随时掌握特殊订单的生产进度。 外协代加工的订单，需下达《外协加工通知单》 ，生产副总组织相关人员对供应商的资质信誉、生产能力作出评定，签订《合作协议》 ，督查质量和进度，必要时安排驻厂监造；生技部组织供应部、所属公司、发货部、销售部到现场验货。 销售经理、业务员及销售内勤要和生技部、 所属公司保持经常性联系，掌握进度情况，如延迟发货不可避免，应提前与客户沟通协商。 各公司、各部门领导对订单执行，尤其是特殊订单要高度重视，各司其职，协调服务，必要时由生产副总签发《工作督办单》 。 财务部要始终保留 50 万元的订单采购预备金， 非订单采购开支须经总经理批准。 六、其它 企管部绩效主管、 生技部工程师对所有订单跟踪考评， 对其中的亮点和正能量予以表彰，每项奖励 300—500 元；对其中的偏差和失误，通报批评，每项罚款 300—500 元。若因不负责任而造成直接经济损失，则按其 60%追加罚款。 本制度自公布之日起实施，由企管部负责解释。 .