档案编号规则.pdfVIP

档案编号规则 (1995 年 6 月 12 日国家档案局批准,1995 年 10 月 1 日起实施) 1、主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2．1 档号 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的 一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号 馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6　案卷号  案卷排列的顺序号。 2．7　件号  案卷内文件的顺序号。 2．8　页(张)号 案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9　代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字 及其它符号。 3、档号编制原则 3．1　唯一性原则 档案馆(室) 内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一 个代码只表示一个编号对象。 3．2　合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3　稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4　扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5　简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效 率。 4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1　第一种结构为： 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。 即：×××× ……××× ××× ××× 全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号 4．2　第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号 即：×××× ××× ……n ××× ××× 全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号 4．3　第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)  即： ××××…… n ×××… n ××× ××× 类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号 4．4　档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之 间用“—”(短横)相隔。 4 ．5　件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5、档号的编制方法 5．1　全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性， 后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是： × ××× 全宗属类代码 全宗顺序号 5．1．1　全宗属类代码的编制方法 5．1．1．1　在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 5．1．1．2　全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第 13 号全宗，标识为 ： “X013”。 例二：某市档案馆藏旧政权档案第 4 号全宗，标识为：“J004”。 例三：某县档案馆藏建国后档案第 127 号全宗，标识为“0127”。例四： 河北省档案馆藏原热河省第 123 号全宗，可识标为“R123”。例五：四川 省档案馆藏已撤销的川东行署 003 号全宗，可标识为“D003”。 例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第 74 号全宗，标识为“0074””  5．1．2　全宗顺序号的编制方法 5．1．2．1　全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。 5．1．2．2　在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 5．2　案卷目录号的编制方法 案卷目录号以三位阿伯数字标识。 5．2．1　案卷目录号应根据全宗内档案整理状况 置，可按不同时间， 不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态 置案卷目 录号。 5．2．2　每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目 录内案卷数量不足 100 时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录 号；案卷数量超过 1000 时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。 5．2．3　在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 5．3　类别号的编制方法 5．3．1　类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。 5．3．2　不同级位的类别之间可用间隔符“•”分开。不产生误解时，可省 略间隔符。类别号一般不应超过三级。 5．3