档案管理系统使用说明(doc).pdfVIP

档案管理系统使用说明 系统运行环境： 显示器分分辨率在 1024x768 以上； windows 9x ；windows xp ；windows 2000 ；建议使用 windows xp 效 果最好。 excel.97 及以上版本；word.97 以上版本；建议使用 word2003 及 excel2003 系统使用： 只需将档案管理系统直接复制到硬盘上 D 盘根目录下（不能在其 他位置，若在其它位置将出错）即可使用 特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构， 任何表格只能增减、修改记录。 一、系统登录： 打开 D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打 开。 初始用户名：123 ；密码 ：123 首次使用，将提示 件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下 图界面时请电话联系索取注册码。 二、系统使用方法： 注册成功后，再次登录出现如图主界面： 第 1 页 共 6 页 本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计 档 几类档案，请参照相关说明操作。 其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相 同，现以文书档 为例进行操作方法介绍。 点击“文书档 ”按钮，出现以下界面： 文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档 归档案、 文书档案管理四个模块。完整规范的收集档 应按这四个模块的顺序 进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。 （一） 文书档案收文簿 1. 新增 点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容 录入相关内容后将在表格中 自动增加一条新记录并自动保存。 注意 ： （1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。但年度发生变化时， 请改动。 （2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文 时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致， 请修改。 2．文件处理单打印 ： 填写文件处理单时，最好是在新增信息录入完毕后，点击文件处 理单按钮，即可实现对当前新增记录文件处理单的打印。 若不是当前记录，需将要处理的文件设置为当前记录（用鼠标点击 表格中相应记录，在表格的最左边将出现一个黑色三角形标志，如下 图，该记录为当前记录），并依次点击左边输入框的收文号、年度、收 第 2 页 共 6 页 当前记录 文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录的信息将自动进入到 输入框内，再点击文件处理单按钮，实现该记录的处理单的打印。 标志 3. 文件链接 点击该按钮后将自动打开已收集的 电子档案（word 文档或 excel 表格）或扫描文件图片文件夹。 注意：请将 电子档案按年度分别存放在 档案管理系统\ 电子档 \..\ 相应的类别内。电子档案可以按文号或文件名命名保存，并且电 子档案的标题必须与档案系统内的文号或题名完全一致，扫描文件 存放在以文号或题名命名的文件夹内。 3．年度打印：在输入框内输入年度后按提示操作。 提示: 年度打印导出时可能会因为 excel 版本兼容、计算机性能 等问题出现错误，点击“忽略”后会正常进行。 4．年度删除：按提示操作 注意：年度删除只能在归档处理与年度打印后执行。 5．返回 ：返回到主界面 (二) 归档处理 点击“文书归档处理”按纽后出现下图界面，初始界面中输入框不 可用，表格数据只能读取，不可更改。 1. 点击查询按钮 ：在输入框内输入文号或题名：