公司采购管理制度及采购流程.doc

采购管理制度及采购流程 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利 进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的 资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率 制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依 据开展工作。 （二）基本流程：采购需求一寻找供应商一询价、比价、议价一采购洽谈一合同的签订一交货验收一质检一入库一计划对账一财务结算 采购流程图如下： 财务结算询价比价议价下采购订单退、换货入库计划对账验收不合格验收合格交货验收付款审批流程签采购合同寻找供应商审批流程采购需求采购洽谈 财务结算 询价比价议价 下采购订单 退、换货 入库 计划对账 验收不合格 验收合格 交货验收 付款审批流程 签采购合同 寻找供应商 审批流程 采购需求 采购洽谈 四、制度细则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一 种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请 获得这些物品的过程。 采购需求流程如图： 填报申请单由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细清楚的填写采购申请单各项数据（重点要素见细则要求）填写后由填写人签字确认采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购用途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。采购部公司分管领导签字批准后，由采购部进行采购由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导公司分管领导 填报申请单 由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，认真详细清楚的填写采购申请单各项数据（重点要素见细则要求）填写后由填写人签字确认 采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购用途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。 采购部 公司分管领导签字批准后，由采购部进行采购 由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导 公司分管领 导 部门审核 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： ● 请购的部门： ● 请购物品所属项日 ● 请购的用途； ● 请购的物品名； ● 请购的物品数量 ● 请购的物品规格； ● 请购物品的样品、图纸或技术资料等； ● 请购物品的需求时间； ● 请购如有特殊需要请备注： ● 请购单填写人； ● 请购的部门负责人 ● 请购单的审核人； ● 财务审核人； ● 公司总经理 ● 分管领导。 4、请购单及其提请规定 ● 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。 ● 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。 ● 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 ● 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门签字确认手续后补。 ● 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。 ● 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由港区分管领导签字后报采购部。 5、公司物资申请采购的提请部门 ● 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他 物品由生产部门提请。 ● 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物 品由生产部门提请。 ● 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公 项目由行政部门提请。 ● 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。 6、请购单的接收 ● 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批 ● 接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。 ● 联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采购的部门。 7、请购单的分工处理 ● 核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。 ● 对于紧急采购项目应优先处理。 ● 无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请部门。 ● 重要的项目采购前应通过主任办公会议具体决策。 8、采购周期的规定 ● 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周期。 ● 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程，以便采购部门能按时完成采购。 ● 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。 ● 遇到紧急采购应汇报港区分管领导采取快速优先采购的策略。 （二）请购核准权