项目管理讲义第十章沟通管理.docxVIP

第十章沟通管理 项目沟通管理(project communication management )包括为了确保项目信息及时适当的产生 (generation) 、收集(collection) 、传播(dissemination) 、保存(storage) 和最终配置(ultimate disposition) 所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素 --人(people)、想法(ideas)和信息 (information) 之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目 语言(the project language )发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。 图10-1描述了以下几个主要过程的纲要： 10. 1 沟通计划(communication planning)-- 决定项目涉及人(stakeholders) 的信息和沟通 需求：谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。 10. 2 信息传播(information distribution )--使需要的信息及时发送给项目涉及人。 10. 3 执行报告 (performa nee report in g)-- 收集和传播执行信息，包括状况报告( status report ing )、进步衡量( progress measureme nt )和预测 10. 4 行政总结(administrative closure )--产生、收集和传播信息以形成一个阶段或项 目完成。 这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用。 如果项目需要，每个流程可以由个人、多人或团 体来完成。在每个项目阶段每个过程至少发生一次。虽然在这里列举的流程是分立的阶段并具有明确定义 的分界面，事实上他们互相交织、互相作用在一起。流程的相互作用在第 3章项目管理过程详细地阐述。 沟通的通用管理技术技巧(见 242部分)跟项目沟通管理有关(但并不等同)。沟通是一个更宽广 的课题，包括一些重要的知识体系，它特别适用于项目的唯一知识体系。并不局限适用于项目的重要知识 体系。例如： 发送者-接收者模型(sender-receiver models )--反馈环，沟通阻碍等。 -媒体选择(choice of media)--什么时候采用书面沟通和什么时候采用口头沟通。什么时候使用非正 式的备忘录和什么时候使用正式的报告。 书写文体(writing style )--主动语态和被动语态，句子结构，词汇选择等。 二陈述技巧(presentation techniques)-- 肢体语言(body language)，视觉辅助工具的设计 (design of visual ads )等。 w会议管理技巧(meeting management techniques)-- 准备议程表，处理冲突。 teitFl顷目沟通管理10. 1沟通计划10. 2信息传播1输入 teitFl 顷目沟通管理 10. 1沟通计划 10. 2信息传播 1输入 .1沟通雯求 .2沟通技术 .3制约因素 4假设因素 .2工貝和方法 .1渉;人分析 ? 3输出 I沟通管理计划 1输入 .1工作结果 2沟通管理计划 一3项目计划 V工具和育法 .1沟通技巧 .2信息检索系统 3信息传播系統 一3输出 .1项目记录 10, 2执行报告 10?4行政总结 一 1输入 .1项目计划 .2工作结果 一3其他项目记录 :工具和方法 1执行审查 .2差异分析 3趋势分析 .4盈余量分析 .5信息传播的工具和方法 一了输出 .1执行报告 .2变更请求 .1输入 .1执行衡量的文件资料 .2项目产品的文件资料 3其他项目资料 2工具和方法 .1执行报告的工具和点法 .3输出 .1项目档案 2正式接受 3经验总结 10. 1 沟通计划(communication planning) 沟通计划包括决定项目涉及人的信息和沟通需求：谁需要什么信息；什么时候需要；怎么获得。虽然 所有的项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认涉及人的信息需求和决定满足需 求的适当方式是项目获得成功的重要因素。 对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完成。 然而本过程的结果在项 目进行中应时常被复查和修订(如有需要)以确保持续的应用性。 沟通计划常常与组织计划(参见 9.1 )紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响。 10. 1. 1 沟通计划输入(inputs to communication planning ) 沟通要求。沟通要求是项目涉及人信息需求( information requirements )的总和。需求结合信 息类型和格式定义。信息的类型和格式在信息的数值分析中必须的