公司各类档案归档制度.docx

公司各类档案归档制度 一、文书档案归档制度 （一）归档范围 凡是本企业党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围按本企业的《文书档案保管期限表》所列条款执行。 （二）归档要求 1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。 2、按照归档原则和本企业制定的档案分类编号方案进科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映本企业历史面貌，便于查找利用。 3、采用立卷归档方法，所有文件材料按年度归档，并根据本企业《文书档案保管期限表》的规定，准确划分档案材料的分类和保管期限。 4、卷内文件要按十六开即（185×260mm）标准折叠取齐，小于16开或装订线外侧有方案的文件，要加纸裱糊；大于16开的要折叠取齐，破损的要托裱，去除金属物；并且统一在有文字的每页文件右上角和背面左上角编写页号。 5、案卷题名要简明确切，由文件责任者、问题名称组成，能概括地提示卷内文件内容，案卷封面各项目应采用打印填写。 6、归档的档案应编有《归档文件目录》一式两份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案检索目录。 （三）归档时间 职能部门在次年三月份底之前向综合档案室移交经过鉴定归档的文件资料，综合档案室在每年的六月底前完成上一年度形成的文书档案立卷归档任务。 二、科技档案归档制度 （一）归档范围 本企业各个基建项目、管线工程项目从酝酿、决策到建成使用，以及设备从开箱安装到调试使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属科技档案归档范围，具体范围按本企业《科技档案保管期限表》所列条款执行。 （二）归档要求 归档的科技档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。基建文件材料、管线工程材料按工程项目组卷，设备安装材料按设备种类组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按A4（297mmX210mm）的规格折叠成统一的幅面。 （三）归档份数 比较重要的一式二份，一般的一份，并编制科技档案目录一式二份。 （四）归档时间 1、基建档案、管线工程档案，一般在工程竣工后三个月内移交归档； 2、设备档案，一般在设备安装调试完毕或验收后运转正常三个月内移交归档。 （五）归档手续 科技材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。 三、会计档案归档制度 （一）归档范围 本企业在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围，具体范围按本企业的《会计档案保管期限表》所列条款执行。 （二）归档要求 1、归档的会计档案必须齐全完整。 2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。 3、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。 （三）归档份数 凭证、帐簿、年报表一式一份。 （四）归档时间 会计档案实行隔年移交制度：会计档案在会计部门保管保管一年之后，由会计部门于次年六月底前向综合档案室移交。 （五）归档手续 会计档案移交时，由会计人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。 四、声像档案归档制度 （一）归档范围 本企业在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的声像图片材料，包括光盘、录音带、录像带、照片、底片等，均属声像档案归档范围，具体范围按本企业的《声像档案保管期限表》所列条款执行。 （二）归档要求 1、归档的声像档案必须详细说明摄录时间、地点、人物、主要事由和摄录人。 2、声像档案必须清晰、完整。 3、对有保存价值的声像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片档案要将照片、说明与底片对应夹好，录音、录像档案要将音、像带与说明对应夹好。 4、归档的声像档案必须是原版原件，按类分组。 （三）归档份数 一般为一式一份。 （四）归档时间 声像档案应在拍摄录制完成后两个月内，向综合档案室移交。 （五）归档手续 声像档案归档时，必须履行交接手续，填写移交清单，一式二份，交接双方在交接清单上签字。 五、实物档案归档制度 （一）归档范围 1、本企业获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等； 2、本企业已停止使用的印章； 3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。 （二）归档要求 1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。 2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。 （三）归档时间 实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，交综合档案室登记归档。 （四）归档手续 实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。如有特殊情况，经综合档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。