钴供应链尽责管理申诉机制.PDFVIP

钴供应链尽责管理申诉机制 （第 2 版） 为了加强同受影响社区、供应链上下游企业、政府部门、非政府组织、媒体 及其他相关各方的沟通与协作，及时、有效回应相关方关切，不断提高公司供应 链治理能力和信息透明度，本着 “诚实、守信、责任”的原则，专门建立 《南京 寒锐供应链申诉与沟通机制》，并在公司网站与微信公众号上予以公开。 一、机制目的 接收、审核、回应、报告和处理各利益相关方对供应链治理的期望和诉求， 加强同外部的沟通与协作，为持续提升公司供应链治理能力搭建对话和磋商平台。 二、申诉与沟通范围 为确保申诉和沟通机制的有效运行，本机制仅接受实名和诚信提供的申诉或 信息，且须满足以下条件： 1、已识别的与本公司钴供应链相关联的风险与挑战； 2、本公司钴供应链尽责管理体系和措施存在的差距和不足； 3、其他具有充足证据支持的涉及钴供应链的相关建议和意见。 三、申诉与沟通渠道 任何有关上述范围的申诉与沟通信息，请优先以邮件或信函的方式发送至 本公司供应链管理部，其它形式的申诉可能会影响受理的取证确认。 申斥受理专用邮箱：csr@； 信函收件地址/人：南京市江宁经济技术开发区静淮街 115号南京寒锐钴业 股份有限公司供应链管理部负责人 四、信息提交要求 对于申诉者 （包括个人与所代表的单位，下同）所提交的申诉或沟通信息， 须满足以下条件，或直接填写附件 《寒锐供应链尽责管理申诉单》： （注：如必 要的信息缺失，在受理时可能会因为证据不充分或难以核实，而导致该申诉无法 1 被认定有效！） 1、写明申诉人的姓名 （也可匿名）、单位 （如有）以及是否要求保密，如 有保密要求则本公司予以保密； 2、如果申诉是由派出代表提交的，须提供授权人的信息以及联系方式，包 括有效的电话号码与邮箱地址； 3、详细说明申诉或沟通事项，并提供支持性证据，这将有助于申诉或沟通 的有效解决。欢迎提供申诉人认为可行的解决措施建议； 4、申诉信息尽可能请以中文、英文或法文表述，采用其它语言可能会影响 申诉处理进度及回复。 五、申诉与沟通流程 本申诉与沟通机制通过以下六个步骤开展工作： 步骤一： 接受申诉或沟通 受理申诉与沟通的工作人员负责记录申诉与沟通内容，并确保把相关内容记 录在 《尽责管理申诉登记与跟踪表》中。 步骤二：初步评估 初步评估申诉与沟通的内容是否符合本申诉与沟通机制的范围，并将相关信 息传达给公司的相关领导和部门。 步骤三：申诉确认 在收到申诉与沟通事项之后的七个工作日内，向申诉者反馈书面回函，以确 认收到申诉，并提供解决申诉的步骤和时间。 步骤四：申诉回应 申诉调查将在接到申诉之后立刻开展，在申诉开始之日起一个月内完成与申 诉有关的调查报告或行动报告，并形成回应结论。回应的内容将会有三种方式： 1.不符合申诉范围，申诉不成立，驳回； 2.接受申诉，但本公司不存在申诉问题，无需采取纠正或改进措施； 3.接受申诉，确认需要采取纠正或改进措施，如需要，参照 《纠正与预防措 施控制程序》要求执行。 步骤五：改进行动 2 如申诉方对调查报告或行动措施不满意，公司将开展进一步的调查和研究， 确定需要深入开展的行动方案并予以实施。如申诉者仍就与公司改进行动无法达 成一致，可将申诉转交给第三方进行调解或聘请外部专家参与审查及磋商。 步骤六：监测与评价 公司供应链管理部每个季度将收到的申诉、解决以及未决的情况向委员会 汇报；每年分析申诉解决的情况以及时限，并评估申诉与沟通机制的有效性。 六、申诉者保护 1、申诉者信息保密 申诉信息由供应链管理部负责人登记与处理，处理人须对申诉者的信息严 格保密，除分管领导与外，严禁将申诉者信息透露给其他任何人员。申诉材料作 为公司绝密资料处理，除分管领导外，其他任何人不得查阅，更不允许流传到申 诉利益相关方。 2、申诉者权益保护 供应链尽责管理申诉机制的出发点是为了提升公司供应链治理能力，因此 基于客