{生产现场管理}工程系统信息管理作业指引.docx

{生产现场管理}工程系统信息管理作业指引  目的 规范工程系统的信息管理，做到统一的编号规则、统一的分类和归档管理办法，实行台帐管理；明确文件处理的流程以及经办人阅办的第一责任，为工程管理信息系统建设创造条件。 适用范围 工程及采购管理部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。 术语和定义 信息：在此特指相关政府部门、公司内部、监理单位、施工单位及相关合作单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。 标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。 职责 项目秘书，负责信息的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档并协助完成工程竣工档案验收事务。 工程及采购管理部各专业工程师、成本管理人员、设计责任人及项目报建人员，负责工程信息的形成、积累、送审、移交归档。 部门第一负责人负责工程信息的审核、批准。信息实行授权审批制，对外发放信息和对内重要信息必须经项目或部门负责人或其授权代表批准并签署。授权代表须由部门负责人书面授权，明确授权范围并备案。 总经理办公室，负责接收项目经理部移交的信息及竣工档案。 工作程序 办文 发文：应以会议或书面的形式明确各单位文件接收人不少于2人。文件登记标识后，项目秘书填写《文件发放回收记录表》，根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。传真和重要文件须及时电话确认是否收到，并保留传真凭据和电话确认记录，附于《文件发放回收记录表》上。重要的电话也要进行记录，但原则上尽量采用会议纪要、联系单等书面文件。 附：文件编号规则： NBVK—????—??—??—??? e.流水号c. e. 流水号 c. 文件类别 a. 宁波万科 字段解释： NBVK——宁波万科 发文部门或项目分期，用汉语拼音的第一个字母缩写。后2位为所在项目的开发期号。 工程及采购管理部：GCCGB，JSSA2Q，括号处内容由工程及采购管理部根据需要加注，要征得其他部门和单位的认同，一般可省略。金色水岸项目通用文件：JSSATY 文件类别——代码参见下述内容： ZD：制度类、规定类文件及管理办法 BG：请示及报告类文件 LX：对内对外的工程联系单、工作联系单或指令文件 BX：图纸、设计变更及修改文件 JB：各类工程月报、简报 JH：各种计划、关于工程计划的文件 JY：各类会议纪要 QZ：工程签证单及工程造价变更指令性、承诺性、备忘性文件 YS：工程预（结）算文件、补充预算文件，每月工程款请款报告 HT：各类合同、协议、委托书（注） QT：其它文件 说明：HT——各类合同、协议、委托书暂沿用总办、采购管理部的编号；统一编号中有相互冲突的，协商后由项目总经理批准统一；各部门和项目部在试行中认为有必要增加其它分类或代码，请随时提出。 收文单位——为主送单位的两位汉语拼音缩写，代码应明确的表达所有与本项目有关的外部单位名称，如有重复应予区别。如通州建总——TZ，南通四建——NT，上海三建——SJ。发公司内部或物业公司的文件，该项编号略去不编。 文件流水号——以文件夹为单位，从001开始编制；若顺序号超过999，则重新开始编号。对外单位发文时，流水号按主送单位流水编制。对于发公司内部或物业公司的文件则以统一流水号依次编制，不按接收部门不同而流水编号。 文件有效版本标识 如收到的文件已有版本标识，则照实登记。 项目秘书负责对发放文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。 无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1…到9依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。 当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写《文件发放回收记录表》，并签名确认。 编号在首页文件名下一行右侧直接书写。对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。 每个文件夹第1页设《文件目录表》，任何人对文件编号后应同时在文件目录上登记，避免出现文件重编号。每月15日检查文件清单目录，防止遗漏。 文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。 各部门或项目部应单独建立电子文档“公共文件夹”，以文件分类办法建立相应的电子文件目录，参照以上办法管理。 收文：外来文件原则上统一安排项目/部门秘书对口接收、登记，在文件第1页右上角处加盖办文章后，第一时间报部门/项目部负责人。部门/项目负责人签署处理意见，指定处理责任人和时间要求。参照《文件收发控制程序》执行。 附：办文章样式： X X X X 项目经理部办文章 总经理 200年月日 办文 请 办， 阅 阅办 记录 主办人：