外贸业务工作技巧.docx

我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做 sales 和 sales manager，PA to director，一直到现在做 buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做 sales 的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？ 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的 email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。 到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出 师了！ 我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。 1）邮件写得过长。客人的时间很 宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英 语表述又不好，还加了好几 M 的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强， 每天都有几块固定的时间用来处理 email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的， 一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处 理每一封邮件的时间是 2-3 秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在 outlook 里标注上要处理的具体时间，然后从 inbox 拉到相应的子 目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的 right person，你的开发信 只能停留在他眼前 2-3 秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写 得很长？ 2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的 邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者 “Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有 兴趣看看，但是如果你一天收到 N 封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情 况来判断了。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的 Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当 作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的 ABC inc（这个名字是我编的），我从google 上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列， 希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc 代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加 上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light 明确表示你是北美第二大零售商 Home Depot 的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是 ABC 公司太阳能灯 的 buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot 的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有