教学课件 Access数据库技术与应用项目化教程-屈武江.ppt

使用报表工具可以将数据表、查询自动生成一种标准化的简单报表，虽然快捷，但是存在不足，如不能自由地选择出现在报表中的数据源字段、布局样式等。对于较复杂的报表，一般使用向导或设计视图创建。报表向导在创建报表时可以选择字段，还可以指定数据的分组、排序方式和报表的布局样式。 本任务的功能是使用向导创建打印班级信息的报表。 任务6.2 任务分析 使用向导创建打印班级信息的报表 步骤1 启动Access 2010，打开“学生管理”数据库。 步骤2 在“学生管理”数据库工作界面的功能区，选择“创建”命令选项卡，在“报表”命令组中点击【报表向导】按钮，打开“报表向导”对话框。 步骤3 在“报表向导”对话框中，单击“表/查询”下方的下拉列表框，选择数据源为“班级”表，单击【】按钮，将“可用字段”框中列出的所有字段移动到“选定字段”框中，这样就确定了报表所需的字段，如图6-9所示。 图6-9 “确定报表上使用的字段”界面 任务实施 任务6.2 使用向导创建打印班级信息的报表 小提示?： 这里的分组指的是在报表中以某一字段为标准，将所有该字段值相同的记录作为一组来生成报表。例如在“班级信息”报表中，可以根据“系部编号”进行分组来生成报表，那么同一系部的班级信息将被分为一组。分组可以嵌套，即在组中再进行分组，例如先根据“系部编号”进行分组，再按照“班级编号”进行分组，则报表会更清晰。分组的好处在于能够使报表层次清晰，并且重复的内容少，所以应该充分利用。在分组嵌套中，可以通过优先级按钮调整分组层次。 图6-10 “是否添加分组级别”界面 任务实施 任务6.2 使用向导创建打印班级信息的报表 步骤4 在“确定报表上使用的字段”报表向导对话框中单击【下一步】按钮，弹出“确定分组级别”的对话框，在该对话框左边的字段列表中选取“系部编号”字段，单击按钮【＞】按钮，将该字段设为分组级别，则在右部的示意窗口中显示分组层次图，如图6-10所示。 小提示?： 排序是指将报表中的记录按所指定的字段从小到大或从大到小排列，排序主要是体现记录排列的顺序。如果分组与排序同时存在，那么将首先按分组字段进行分组，然后在组内按照排序字段进行排序。 Access最多可按四个字段对记录进行排序，即最多可有四级顺序，在第一级排序字段值相同时再按照第二级顺序排序，依此类推。当然，也可以选择不排序，这时将按照记录存储的顺序输出报表。在选定排序字段后，可以选择排序方式。缺省方式为升序排列，单击按钮可以在升序和降序之间进行切换。 图6-11“确定排序次序”界面 任务实施 步骤5 在单击【下一步】按钮，弹出“确定记录排序次序”报表向导对话框，在对话框中选择按照“班级编号”进行“升序”排序，如图6-11所示。 任务6.2 使用向导创建打印班级信息的报表 步骤6 在“确定记录排序次序”报表向导对话框中单击【下一步】按钮，进入“确定报表的布局方式”报表向导对话框，选择“递阶”式布局和“纵向”式方向，如图6-12所示。 小提示?： 在“布局”栏中选定一种布局方式后，在左边的预览窗口就会显示出该布局方式的样式，用户可以根据自己的需要选择合适的布局方式。 如果在第4步中，没添加分组级别，此时显示为“纵栏表”、“表格”和“两端对齐”三种布局方式，可以创建“纵栏式”和“表格式”报表。没有添加分组级别的“确定报表的而已方式”报表向导对话框如图6-13所示。 图6-12“确定报表的布局方式”界面 图6-13“确定报表的布局方式”界面（无分组） 任务实施 任务6.2 使用向导创建打印班级信息的报表 步骤7 在如图6-12所示的界面中单击【下一步】按钮，进入“为报表指定标题”报表向导对话框，输入报表标题“班级信息”，在该对话框中，还可以选择结束报表向导后是“预览报表”还是“修改报表设计”，如果对报表无特殊要求，可以直接选择“预览报表”，如果不满足报表向导提供的功能，可以选择“修改报表设计”，进入报表设计视图，对报表进行修改。这里选择“预览报表”。如图6-14所示。 图6-14“为报表指定标题”界面 任务实施 任务6.2 使用向导创建打印班级信息的报表 任务实施 步骤1 启动Access 2010，打开“学生管理”数据库，以设计视图方式打开“班级信息”窗体。 步骤2 打开窗体属性表对话框，设置窗体背景，单击图片属性值右侧的【…】按钮，浏览要加载的图片文件。 步骤3 选中窗体上的所有标签，单击数据库功能区“窗体设计工具-设计”选项卡下的“工具”命令组中的【属性表】按钮，弹出“属性表”对话框，在属性表中设置所有标签的“背景色”属性值为“无颜色”，“背景样式”属性值为“透明”，“前景色”属性值为“红色”，“字体粗细”属性值为“加粗”。如图5-49所示。 图5-49 设置所有标签的背景色和前景色 任务5.3 美化窗体 任务实施 步