如何成为主持会议的高手.pdfVIP

如何成为主持会议的高手 说会议技巧是主管的必备能力一点都不为过。 　　会议技巧首先涉及领导力，也就是如何在会议中肯定、 鼓励与会者发言，并归纳重点，此外还牵涉到问题分析与抉 择的能力，因为召开会议往往就是为了解决问题；第三，要 具有创意性的思维。例如，有时候团队并非不知道问题在哪 里，而是不知道解决方案何在。当团队卡住了的时候，主管 便需要以创意性思维激发大家从不同观点去思考。 　　一般来说，会议团队以麻雀型和美洲狂牛型居多，前者 开会时会出现许多对策，但最后往往未能形成解决方案就散 会了；美洲狂牛型则是因为主管或某个人过于强势，过快做 成决议，使得决议一付诸实行马上碰壁。这就像美洲野牛一 样，一只牛跑大家就跟着跑，一只牛掉下悬崖大家也跟着牺 牲。 　　最佳的团队则是野雁型，野雁飞行时第一只的风阻最高， 后面的可以比较轻松，所以大家要轮流当领队。同理可推， 好的会议应该是谁擅长这个议题或这个技能（例如问题发掘、 系统收敛），便由谁来主导，这么一来，会议也就会进行得 比较顺畅。 　　一、会前必须进行的准备 　　为了让会议提高成效，开会前要准备什么呢？看状况需 要，也许应该开个会前会，先讨论正式会议的主题、要解决 的问题、议程的安排、谁该带什么数据、会前的协调等。主 席更要在会前思考可能会出现哪些意见或冲突、届时该怎么 协调，也就是自己心里先有个底。 　　此外，应该清楚列出需要准备的数据，会议最怕与会者 该准备的资料没有备齐，使得会开到一半就散会，或得不到 结论、得出不够完备的解决方案，会有开等于没开。议程的 规划也很重要，因为议程往往涉及问题的解决逻辑，如果与 会者都能够先行思考过某个问题的解决逻辑，开会时便比较 不会因为没有对焦而越扯越远了。如何对焦不让主要议题跑 掉？什么议题该在此讨论或下次再谈？什么议题属于临时 动议？主席都要能明快地区隔，会议才能有成效。 　　最重要的是，与会者都应该抱持“寻求双赢”的态度来开 会，因为如果大家都抱持本位主义的话，会议便会僵持不下。 有效的会议要活用“发散”和“收敛”两个重点。例如会议的主旨 若在讨论业务表现不佳问题，一开始大家应先谈问题有哪些 （发散），再来就指认主要问题（收敛），接着是造成这个问 题的原因（发散）→主要原因又是什么（收敛）→可行对策 是什么（发散）→哪一个才是有效的对策（收敛）→针对这 个有效对策该展开哪些行动（发散）→这个行动应该由谁来 做、时程内容为何（收敛）等。这个流程若能进行得熟练， 会议就能开得很平顺而有效。 　　二、别让会议失了焦 　　会议中，常见许多共同的问题，例如时间到了大家都不 来、会议中有人接电话、打手机、没有注意听发言、一边打 计算机等，这些虽然是小问题，但都可以干扰会议的进行。 企业首先可以订定“与会守则”加以规范，另外会议主持人的 技巧也很重要。 　　以人身攻击为例，主席的第一个反应一定是安抚双方， 接下来要重申“对事不对人”的议事规则，然后让会议重回正 题。譬如说公司交货出了状况，业务被客户 K 了之后回来埋 怨制造部。会中，主管安抚双方并重申议事规则之后，立刻 要回到会议主题，也就是“如何解决交货率过低”的问题。若 发言者离题，那么主席可以请他归纳自己刚才的发言，这么 一来当事人往往会发现自己离题了！有人不报告问题却一 味抱怨，这时主席可以先以同理心“是的，我了解”安抚其情 绪，之后再将其抱怨化为讨论议题，并将个人的抱怨“拉回” （或纳入）到会议的议题之中。 　　针对会议中提出的问题，并非只能有“加以解决”或“置之 不理”两种对策，而可以应用“失效模式”的概念：若这个问题 对整个项目影响很大，那就一定要解决，影响程度不深的话 就先不用谈；若决定要加以解决，就可以开始讨论解决方式 或应变对策，这么一来会议程序仍旧持续在进行，而不会 此停摆，大家挣扎于谈或不谈的僵局中。 　　三、活用数字，考虑未来 　　企业最常看到的会议毛病之一就是“一言堂”，主席一个 人长篇大论地谈话，并且想到哪里讲到哪里，离题得很厉害。 另一个现象是主管优柔寡断，议而不决。会议本身要民主， 但主管过于民主，结果不是得不出结论，就是浪费太多时间。 碰到这种情况，主席应该当机立断、决定这个议题要放到临 时动议、先放置一边不管，或放到下一次动议。例如有人可 能会在会议中提出违反公司既定方针的议题，主席应明快裁 示“不用讨论”，而不要觉得不好意思。另外，将相关意见整 合进来，而非避而不谈也是一种因应做法。 　　很多人常抱怨会议中，主管听不进部属的意见，用个人 的主观来做裁示。为了避