农产品质量安全 生产案例 通过有机认证公司文件和资料管理制度.docVIP

通过有机认证公司文件和资料管理制度 1、目的 为了保证本公司所有与有机质量管理体系有关的文件和资料处于受控状态，保证文件的适用性与可操作性，特制定本制度。 范围 本制度适用于本公司有机质量管理体系及相关的文件和资料。 3、职责 3.1 行政部负责有机管理手册、管理制度汇编、记录的编制； 3.2 管理者代表负责《有机质量手册》和《管理制度汇编》的审核，质量记录的批准实施； 3.3、总经理负责《有机质量手册》和《管理制度汇编》的批准实施； 3.4行政部负责文件的发放、回收、销毁。 4、程序要求 4.1体系文件的分类 一级文件：有机质量手册 二级文件：管理制度汇编 三级文件：记录 4.2 文件编号 4.2.1 质量管理手册：SZL（公司简称）-YJSC（有机手册） 4.2.2 管理制度汇编：SZL（公司简称）-YJZD（有机制度） 4.2.3质量记录：SZL（公司简称）-JL（记录)-01(序号） 4.2.4 版本号以A、B、C表示。 4.3分发部门代号： 总经理—01 管理者代表—02 有机管理小组—03 生产部—04 供销部—05 行政部—06 其他部门(人员)的发放按发放顺序分发. 4.4体系文件审批： 4.4.1文件的拟定、审核、批准及报表设计、审核 文 件 质量手册 管理制度汇编 质量记录 编 制 行政部 行政部 行政部 审 核 管理者代表 管理者代表 各部门领导 批 准 总经理 总经理 管理者代表 4.5文件的发放、查阅、保存、修订、回收、销毁 4.5.1文件的管理： 行政部负责有机体系文件的管理，体系文件均为受控文件，受控文件必须有受控编号，行政部按照4.2的编号方法对所有体系文件进行统一编号，编号后的体系文件由行政部进行统一发放、统一管理、统一回收，统一销毁。 4.5.2文件的发放和回收 4.5.2.1文件的发放：有机质量管理手册、管理制度汇编均为受控文件，由行政部标注“受控”后，方可发放，发放时填写《文件发放、回收登记表》，接受人在文件发放回收登记表中签字。 4.5.2.2文件的回收：有机质量管理手册、管理制度汇编的回收由行政部统一进行，回收时应在《文件发放、回收登记表》填写回收日期并由回收人员签字。 4.5.3文件的查阅、更改和换版 4.5.3.1 发放后的体系文件由各部门文件持有人负责管理。对于有机质量管理手册、管理制度汇编在运行过程中需进行局部小范围修改时，由各部门提出申请，经部门领导审核，管理者代表批准，由行政部进行更改。行政部负责将体系文件改动的页次及签名后的更改页重新印刷，按原《文件发放、回收登记表》发放范围将该文件的所有发放件进行换页。当体系文件局部修改超过10次或文字性修改一次超过总页数1／3以上及由于《管理手册》的修改影响管理制度汇编或部门发生重大组织机构变更时，应由行政部提出申请，经管理者代表批准后进行修订换版。换版更改后经原批准人员批准， 4.5.3.2质量记录是生产过程的跟踪记录，行政部负责质量记录的借阅和保存，质量记录的更改由原记录填写人亲自修改，并在修改处注明更改日期、签名确认，如果一份涂改超过3处则该记录作废。 4.5.4文件的保存和销毁 4.5.4.1对于有机质量管理手册、管理制度汇编由资料所属部门负责保存，当体系文件进行换版时，原体系文件由行政部统一回收、经管理者代表批准后，统一进行销毁，行政部将该体系文件的正版留档保存5年，并加盖“作废”标识，两年后将该体系文件销毁。 4.5.4.2 质量记录属特殊文件，由行政部统一保存，保存期限根据情况而定，一般为5年。保存期后由行政部进行销毁，销毁需经管理者代表的批准，对于特殊记录需延期保存者，经管理者代表批准后由行政部进行统一控制。 4.5.5 重要文件的管理 对于重要客户来访的重要访谈记录、与质量生产密切相关的会议记录及外来文件等重要资料需上报总经理确认，由总经理签字后入行政部存档管理。 5、相关文件 《记录管理制度》 6、相关记录 《受控文件清单》 《文件发放和回收记录》 《外来文件清单》