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公司档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强和规范AA公司档案工作，充分发挥档案在公司运营管理、风险防控等工作中的作用，确保档案工作质量满足国家档案现行标准，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和标准规范，结合公司实际，特制定本制度。 第二条 本制度所称的档案是指公司在经营和管理等各项活动中形成的有保存价值的各种形式、各种载体的文件，包括各种文字、声像、实物等档案材料的总称，是公司各项工作活动的真实记录和原始凭证、是考察公司工作、研究公司历史的重要依据。 第二章 档案机构设置及其职责 第三条 公司档案管理工作实行统一领导，分类管理。综合部为公司档案管理部门，负责公司文件与档案管理，并对各部门档案管理工作进行业务监督、检查和指导。 第四条 公司各部门应指定专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并将档案工作纳入有关人员的职责范围。各部门负责人为部门档案管理责任人，对本部门归档文件的完整和系统负责。 第五条 档案工作机构及专（兼）职档案人员主要职责： （一）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，负责统筹规划公司档案工作； （二）制订和完善公司档案规章制度，并负责监督、检查和指导执行情况； （三）负责收集、整理、保管、鉴定、统计公司档案及有关资料； （四）建立和健全档案管理工作，对档案人员进行业务培训，促进档案工作的科学化、规范化、现代化； （五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源； （六）负责管理公司专业档案和重点项目档案，对所属公司档案管理进行业务指导、检查和监督； （七）组织开展档案的开放和利用工作； （八）组织实施对无存档价值和已超过保管期限的档案的鉴定、销毁工作； （九）开展档案学术研究和交流活动； （十）严格执行国家有关保密制度，切实保护档案的安全和完整，保障国家和集团公司秘密不散失、不泄密； （十一）完成上级交办的其他工作任务。 第三章 归档范围和归档要求 第六条 公司档案的保管期限根据有关规定划分为永久、30年、10年。 公司文件材料归档范围和档案保管期限参见《AA公司文件材料归档范围和档案保管期限表》。 第七条 归档要求： （一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的特性，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求； （二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改； （三）归档的文件材料必须齐全完整，拟文稿必须有领导签发和加盖印章。 （四）反映同一内容而形式不同的文件材料需保持其一致性； （五）归档文件材料须有保存价值，一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数； （六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件材料不得用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。 第八条 归档时间： （一）各部门一般应在每年一季度末完成上一年度文件材料的归档工作； （二）企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归档； （三）变更、修改、补充的文件材料及其他临时活动中形成的文件材料应随时归档； （四）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料及录音、照片、底片、实物等形式的文件应在活动结束后及时归档； （五）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。 第九条 归档手续： 各部门档案管理人员应检查归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清单，由部门负责人签字核准后向综合部移交。综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。移交双方根据移交清册清点核对，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。 第四章 档案的类目设置及分类编号 第十条 类目设置： 根据国家档案局颁发的行业标准《档案著录规则》等文件要求，结合公司情况，公司档案设6个一级类目。即：管理类、合同类、业务类、会计类、人事类以及特殊载体类。 第十一条 公司的全宗号为“DFH”。公司档案类目标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号方法，全宗号（DFH）与分类号之间、分类号与案卷顺序号（管理类及合同类档案为件号）之间用短横线“—”隔开，分类号之间用间隔号“· ”隔开。 第十二条 管理类档案分类编号 （一）管理类档案代码为“GL”。 （二）保管期限，按永久、30年、10年设置三个二级类目，用“永久、30年、10年”标识。 （三）在同一保管期限内按年度设置三级类目，用四位阿拉伯数字标识。 （四）同一年度，同一保管期限下以件为单位进行整理，件号用四位阿拉伯数字从“0001”依次编号。 例：2018年永久管理类文件第1件的档号为： DFH—GL·永久·2018·—0001