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精选文档 精选文档 PAGE PAGE # / 6 商务信函 Business letter Aftjt c日期 1 1签窑 英文信头写法Heading 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子 邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。 很多公司都会印制带信头的信纸。 一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中， 复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。 在使用这种信纸打印信函时， 一定要注意为信头留岀足 够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页， 那么从第 2 页开始就不再需要信头了， 只需写上页码、 收件人 姓名及日期。 英 文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意 的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符 号，但行中间 该加标点的地方， 还是不应省略。 门牌号码与街道名称之间不加标点， 但是在城市与国家名称之 间必须用逗号分开。 英文信函编号写法 Reference number 如果信函上有编号， 收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。 这样既便于文件存 档，又便于日后查阅。 信函编号常见的书写形式有两种： 一种比较简单的形式 Re: XXX”，例如,Re: Invoice 12345 或 Re: Your letter dated January 20, 2006 。 一种比较常用的形式“ Your ref: XXX, Our ref: XXX ”，提供一组缩写信息，包括：文件 编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。 例如一封由我方 Jutta Brawn 起草，由 Hugh John Davies 录入的信函编号为“ Our ref: JB/HJD ” 英文日期写法 Date 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。 书写日期应注意以下几点： “年”应完全写出，如 2006，不能简写成 06； 在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； 书写“日”可以用序数词，但最好用基数词； 英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如： 12 July 2006；美式信函日期按 月、日、年的顺序，中间加逗号，如： July 12 ， 2006。 第五讲：英文信内地址写法 Inside address 由于不同国家书写地址的习惯不同， 收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写， 切勿擅 自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。 航空投递的信函， 要在信内地址之上 注明。以下为几种信内地址的写作实例： 致某公司： Messrs. Lake Kane ＆ Co. ， Ltd. 66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs. Jutta Brown Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文请某人注意行写法 Attention/Attn. 请某人注意行（Attention ，缩写：Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信 递交给某人或某部门处理。 Atte nti on 位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如： For the attention of Mr. David Schiller （英式），Attention: Mr. David Schiller （美式）。使用 Attention 时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（ Salutation ）为Dear Sirs, （英式）和Gentlemen （美式）。 英文称呼写法Salutation Dear Sirs,（英式）或还可以使用 To WhomIt May Concern Dear Sirs,（英式）或 还可以使用 To WhomIt May Concern Dear Member, Dear Customer, 和口 Dear纯属公务上往来的客气形式 Gentlemen: ” （美式）。在不能确定收信人性别的情况下， 或Dear Sir or Madam。在写信给特定的组织时，更愿意使用 Dear Human Resources Man ager 这样的称呼。 如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。 商务信函一般用 Dear Miss Brown ，Dear Mr.Smith 写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用 De