管理处发布信息作业指导书.docVIP

批准 复审 审核 制作 方于鼎 胡 彤 冯开一 田 华 1 目的 为确保信息的发布及时、准确、真实、有效及可溯性，规范各管理处（部门）的信息发布，保持我司的对外服务形象而制定。 2 范围 适用于全公司各管理处信息的发布管理工作。 3 工作内容 3.1 物业管理公司相关信息的发布 3.1.1 各管理处须将管理处24小时服务电话号码及公司24小时服务电话号码在小区各座入户门旁（或客梯旁）的物业管理通告栏内（或大堂告示牌、小区公共宣传栏内）予以永久性张贴告知。 3.1.2 各管理处负责财务管理工作的人员应将专项维修基金（包括公用设施专用基金和本体维修基金）和管理服务费的收支帐目向小区全体业主/租户在物业管理通告栏内以物业管理通告的形式予以书面张榜公布。 帐目公布须每三个月向小区全体业主/租户公布一次。 帐目公布须有制作人、复核人及管理处主任的签字，并且须加盖管理处公章及业主委员会公章。 帐目公布张贴时间应不少于七天，且须留有管理处财务室办公电话；随时接受小区业主/住户的质疑、询问等。 帐目公布须存档保存一份（由各管理处负责资料保管的工作人员按物业管理通告的编号排序，在QR-物业-41《物业管理通告发放登记表》中予以登记存档）；同时配以图片（如拍照，最好照片上能体现具体拍摄的日期）作永久性保存。 3.1.3 新入伙的物业，在业主办理入伙手续时，须将相关注意事项、公众管理制度等内容一并写入“住户手册”内，让小区全体业主/租户知会。 业主入伙手续的办理流程图。 有偿维修服务（或家政服务）及相关费用（包括装修、公共场地租用等费用）的收费标准及收费依据予以公示。 水、电、气、电话及有线电视的相关业务的办理（包括办理地点、联系电话及缴纳的相关费用等）；如有委托代收水、电费的，也需将收费标准及收费依据予以公示。 装修手续的办理及相关注意事项。 安全用电、用气注意事项。 治安及车辆管理的相关规定。 绿化及保洁管理。 出货物资放行的管理。 业主/租户发生变更时需办理的手续。 “三防”须知（包括防火、防风、防震）。 搬家前需提前到管理处办理相关手续。 客货梯使用注意事项。 公共区域的管理（公共走廊、天面及卸货台位的管理等）。 宠物饲养管理规定等。 3.1.4 新接管的小区须按照“物业管理条例”相关规定：在街道办或社区居委会的指导和监督下，选举并筹备成立首届业主委员会。关于成立业主委员会向建设主管部门的请示及批复、成立业主委员会的通知（包括推荐候选人阶段、候选人确定阶段、民主评议候选人阶段、正式投票选举阶段及确定当选业主委员会委员阶段）、候选人简历的通告、选举结果的通告、每一阶段性工作需小区业主/住户参与的具体通知等在小区物业管理通告栏内予以张榜公布（张贴具体时间按每一阶段工作安排的时间予以张贴）；同时，配以图片资料存档作永久性保存。 3.1.5 日常物业管理服务信息的发布 计划性工作的通告，如消防例检（一次/月）、清先水箱（一次/半年）等。 紧急突发事件的通告，如因相关设备故障抢修而须停电、停水。 需要业主/租户配合和参与的相关工作的通告，如社区文化活动、四害消杀等通告。 3.2 政府相关职能部门信息的发布及法律、法规的发布 台风、暴雨、雷电、地震等突发性自然灾害的通告（台风、暴雨、雷电、地震等信息的发布，管理处应起草并打印相关温馨告示，通知小区业主/租户做好相关防护措施；同时，应将政府有关部门在新闻媒体、网络等相关版面进行发布的原件，一同复印或将转载的相关网络路径配以张贴、告知，一体现物业管理公司人性化的管理服务；二体现其通告的真实性和严肃性）。 防空警报突发性预警信息的通告，以政府相关部门的通告为主。 物业管理主管部门（如国家建设部、深圳市住宅局、物业管理协会等相关职能部门）对于相关新出台的法律、法规，要求物业管理公司必须在小区宣传栏或通告栏内予以张贴、告知的相关内容。 3.3 其他要求 管理处向小区业主发布的信息，管理处除起草下发相关通知、通告的部门主管应该清楚外，还应知会管理处负责24小时电话接待工作的相关工作人员，当业主/租户询问相关信息或办理相关手续时，负责接待工作的人员的回答或作业流程必须与公布的信息一致。 如果公布的信息有变更，应及时告知业主/租户，并保留变更记录。 专项维修基金及管理服务收费收支帐目的发布、日常物业管理服务信息的发布及台风、暴雨、雷电、地震等相关信息的发布都必须用“物业管理通告”在小区物业管理通告栏内予以张贴、告知，并在QR-物业-41《物业管理通告发放登记表》中登记、存档。 物业管理相关信息的发布，发行部门应注意通告的严肃性和时间性，严格按照张贴日期进行张贴与回收，并对失效的通告进行归档保存。 4 支持性文件 4.1 住户手册 4.2 物业管理条例 5 附件 QR-物业