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浅谈火电工程档案质量全过程控制 韩静 摘 要：火电建设项目是一个涉及面广、建设周期长、工序复杂、作业难度大的系统工程。档案管理贯穿于项目建设活动的全过程。加强档案管理全过程控制，对提高项目档案质量有着重要意义。本文从档案管理全过程控制的人员、制度、形成、收集和验收等环节出发，浅谈对档案管理全过程控制的方法与途径。 火电工程档案是火电建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程的真实历史记录，是建设过程中直接形成的第一手材料。它反映了工程质量的全貌，是全面鉴定工程质量的见证和支撑，是项目竣工驗收、机组达标投产考核和工程创优的不可或缺的组成部分，更是机组安全运行的保障，以后进行检修、改造和改扩建的重要参考和依据。 一、火电工程档案的特点 火电工程档案的特点，将会决定火电工程档案全过程管理中采取什么样应的措施。那么火电工程档案有哪些特点呢？ 一是项目档案形成周期长。项目从酝酿、决策、跑办到开工建设，再到建成投产，时间跨度往往会长达几年甚至十几年时间。这种情况会给档案管理带来很多不利因素，如经办人员变动，文件材料未能及时移交归档;保管不善，导致文件材料缺失不全等。 二是项目档案产生涉及单位多。火电建设项目系统庞大、专业多样、涉及面广，因而在整个建设过程中，大体要涉及到国家或地方行政部门、勘测、设计、施工、调试、监理（监造）、设备厂家等众多单位或部门，而它们又分属不同的系统。但是它们都要产生与项目相关的文件材料，都是项目档案的重要组成部分，这就为项目文件材料的收集带来了困难，也为项目档案的统一协调管理带来了困难。 三是项目档案数量庞大。以新建2×600MW火电建设项目为例，包括立项文件、设计文件、招投标文件、合同文件、项目管理（资金、进度、安全、质量）文件、土建施工文件、安装施工文件、调试文件、监理（监造）文件、竣工验收文件、竣工图、设备文件、生产准备文件、试生产文件等，根据文件的形成规律和成套性特点，以及建设单位对档案组卷的不同要求和习惯，会形成7000∽10000档案案卷。 四是产生与保管使用单位分离。火电建设项目竣工后，项目参建单位应将产生的与工程相关的全部文件材料，进行收集整理组卷，最后向项目建设单位移交归档，由建设单位进行保存和使用。产生与保管使用档案的这种分离，也容易造成参建单位不重视建设过程中科技文件材料的形成和积累。 二、档案全过程管理重采取的必要措施 由于火电工程档案的唯一性和不可复制性，因此在工程建设中必须同步做好项目档案管理，而对项目档案的全过程控制是实现工程档案齐全、完整、准确极为重要的环节。如何做好项目档案的全过程管理，我认为应该在保持火电工程档案管理通常做法的情况下，还应重点做好以下工作： 一是项目前期指定专人负责文件管理。在项目前期跑办过程中，面临工作人员变动大，办公场所不固定，外来文件比重大等特点，指定专人负责项目立项文件管理很重要。这样就可以及时对收到的文件进行收集、登记;在项目工作人员变动时，及时与离职人员办理文件交接;平时在提供利用时以复印件为主，保证了前期文件的齐全、完整、原件不受损坏。 二是提前介入项目招投标和合同管理。合同具有法律赋予的约束力。档案部门应参与项目招投标工作，将档案管理要求列入招标文件中，在合同条款中明确各参建单位、设备厂家的职责，以及竣工档案的归档范围、编制质量、移交时间、套数、归档与违约责任等。合同就是参建各方参与项目档案管理的最根本的依据。 三是统一档案标准，推行档案交底。工程开工准备阶段就应该对项目档案工作统筹布局，及早明确各级档案管理职责，结合国家、行业标准结合项目实际情况编制完善的档案制度体系，明确各项管理要求。并且，在工程整体开工前、单项工程开工前、单位工程开工前，都要采用档案交底的形式，将档案管理要求传达给各参建单位和参加工程建设的技术人员、档案人员，使他们都清楚在工程建设过程中都应该遵守哪些档案规定。从源头上把握档案管理质量关，确保项目档案的完整、准确和系统。 四是实现档案超前控制，做好工程文件管理。俗话说“巧妇难为无米之炊”，工程文件就是档案人员“烹饪”的原材料。工程文件的质量直接影响着竣工档案的质量。项目施工阶段是项目文件材料形成、积累的关键阶段，因此也是我们进行档案管控的重要阶段。首先要保证工程文件格式符合技术标准的要求，明确文件编号规则，保证编号的唯一性;其次加强工程文件流转，各参建单位专业技术人员保证文件中数据真实有效、图实相符、签署完备;最后，各参建方档案人员做好工程文件的收集和积累，符合工程文件形成规律和质量监督部门检查的要求。过程中发现问题，及时解决，将问题消灭在萌芽状态。 五是开展立示范卷活动。在工程建设进入尾声，土建、安装