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从建立人事档案引发的思考 河北德兴集团有限公司人力资源部 贾永军 建立人事档案的目的是为了规范集团公司员工的管理， 它的作用：一是掌握员工的基本情况和工作情况；二是为员 工的晋级晋职提供依据；三是为领导用人提供决策依据。 在这里，关于建立人事档案的事情，我想说三句话：一 项工作，一个观念，一种态度。 一、一项工作 这项工作就是我们集团公司建立人事档案的工作。这项 工作的具体情况是这样的。 在集团公司七月三号半年总结会议上，张海涛副总经理 提出了中层以上领导干部要建立人事档案的要求。 会后，集团公司人力资源部结合郭总、张总拟定了四项 具体内容：一是全体员工填写《河北德兴集团公司员工花名 册》；二是中层以上领导干部和重要岗位人员填写《河北德 兴集团公司员工基本情况表》；三是中层以上领导干部和重 要岗位人员要上交毕业证，专业证书和会计证书等；四是各 单位的规章制度收集整理后交集团公司。 七月十号，集团公司下发通知，其主要内容是： 各单位中层以上干部(包括会计等重要岗位) 。填写《河 北德兴集团公司员工基本情况表》，并把本人毕业证书、专 业证书、会计证书等原件交总公司保存，本人需要时可随时 取用。一般员工统一填写花名册。各单位规章制度收齐后集 团公司总部。截止时间：2011 年 7 月 31 日 在七月二十五号集团公司项目部会议上，针对有人提出 原件的问题，郭总又强调了可以只交一件，用时可以随时取 的意见。 在八月三号，集团公司的例会上，集团总公司相关人员， 临漳项目部、万通、合作社、养殖中心、郑州商贸，基本交 齐了员工花名册、中层以上干部和重要岗位人员情况登记表 和各单位的规章制度，但证件包括复印件，没有收到一份。 针对这种情况，八月十二号，集团公司经郭总同意，张 总审批下发了关于建立人事档案的第二个通知，主要内容如 下： １、各单位中层以上干部(包括会计等重要岗位)填写的 《河北德兴集团公司员工基本情况表》和员工花名册已基本 收齐； 2 、中层以上领导管理干部和重要岗位的人员的毕业证 书、专业证书、会计证书等原件，时至今日没有交到集团公 司。纠其原因是：各单位一把手没有把这项工作重视起来。 3、要求：各单位一把手负责，责成专人在 9 月 3 日之 2 前，必须把有关证件收齐后，交到集团公司。 4 、后果：因证件不齐造成在招工、聘用，升职、奖励 中受到影响，责任由单位一把手或个人负责。 在集团公司九月五号例会上以及之前，集团公司总部， 合作社证件交齐，临漳项目部交了部分原件和部分原件的复 印件、郑州商贸交了部分证件的复印件。其它单位我没有收 到任何证件。 按照张总在七月份半年总结会议上的要求，在九月份完 成人事档案的建立。有些单位没有完成任务，比如说：原件 问题，这是合情合理，合规合法的一件事，所谓合情合理， 是因为集团公司只有了解真实情况，才能有效地任用，所谓 合规合法，是因为集团公司不是压你的原件，你可随用随取， 符合公司规章制度和法律的要求。这些现象的存在，我想有 三个方面的问题： 一是对集团公司的信赖程度。集团公司之所以任命你作 为一个企业或一个部门的一把手，任命你为中层干部或重要 岗位，是出于集团公司对你的信赖，不然的话，集团公司不 会把这样的职位给了你。而我们对集团公司是否信赖，信赖 的程度有多大。这种不对等的信赖，说明什么问题？ 二是工作作风和工作态度。这项工作是这样，其它任何 工作也是这样。是没有能力做好还是不去做。 三是素质问题。素质问题说白了就是一个认识问题，就 3 是一站位问题，是站在个人立场上看问题，还是站在企业立 场上看问题；是站在企业立场上看问题，还站中整个集团公 司的立场上看问题。 二、一个观念 这个观念就是全局观念，要顾全大局。什么是全局？对 一个具体企业而言，企业的整体工作，企业的整体利益就是 全局；对我们德兴集团公司来说，集团公司的整体工作，集 团公司的整体利益就是全局。同样一件事，如果站位不一样， 得出的结论就不会一样，甚至