常用办公礼仪.docxVIP

一、 在办公室打招呼的礼仪 办公礼仪 在办公室内你应主动向到你办公桌前办事的打招呼， 无论他们的身份是同事或者是老板， 都要一视同仁。 对周围的同事和较熟悉的同事，更应保持有礼、和善的态度，不论早上进公司、中午休息吃饭或晚上离开公司都要打招呼，千万不要 “来无影、去无踪 ”。 离开办公室时，应记住向主管报告，询问是否还有吩咐然后再离开。对于上司，态度要礼貌周到，若接近其身边，要站好后再打招呼；而一般熟悉的同事之间则不必拘束，可以用互相了解及喜欢的方式打招呼。 同事之间如非常熟悉或得到对方许可，则可直称其名，但无论如何不应该于工作场合中 叫对方的小名、绰号，如 “帅哥”、“美女 ”或“好好先生 ”等。因为这些称呼含有玩笑意味， 会令人觉得不庄重，同时在工作场合不应用肉麻的话来称呼别人，如 “亲爱的 ”， “老大”等。 别人招呼你时，应立刻有所回应，即使正在接听电话也应放下话筒，告诉他你正在那接 听电话，待会儿就来。不要留待事后解释，以免增加困扰及误会。 二、 电话礼仪 转接客人或上司的电话 不是任何电话都可以转给老板或上司的； 一定要先问清楚对方的来历和用意， 请示后再处理； 转接电话时，一定要问清对方的姓名和单位。切记要重复确认转达的内容； 在为客人或上司转接电话时，一定要等到双方通了话，再轻轻放下自己的听筒； 接转了几次都无人接听，则每一次都要跟对方说： “对不起，请稍等。 ” 客人或上司在开会时的电话接听 首先向对方解释客人或上司正在开会，礼貌询问问对方是否需要留言； 如有留言，应做好记录； 如有很重要的事情需要找上司， 应记下其基本资料， 请对方稍等， 随后将资料写在便条上送交上司并等候吩咐。 受话人正在会客时的电话接听 首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来； 如遇紧急情况，应请对方稍候，设法联系客人或上司以听其吩咐； 若受话人正在参加重要会议，则应礼貌致歉，婉劝对方过会儿打来。 上司或同事外出后的电话接听 说明上司或同事的大致去向； 说明大致的返回时间； 询问对方是否需要其它人代听电话或留言； 如在办公室接到别人打给上司的电话而上司又不在，应避免回答 “没有来 ”或“一直未见到”，“还未来上班 ”等，而应答复 “他/她暂时不在办公室，或暂时不在位置上，有什幺 事可以代劳呢？ ”等等； 无论何时，都不能透露公司领导的移动电话号码。 三、 电话中的礼貌用语千万不可省略。接电话时一定要说 “你好，这里是 × ×。”挂电话时也要多说几声谢谢，再见，非常感谢之类的话，而且说话的声音不要过大，语气要坚决并 且速度应比平时说话快。这样可以体现你的干练和办事效率。谈话结束时，一定切记轻放电话。 记住打电话人的名字， 如果没听清不妨礼貌地再问一遍。 如果没听清对方的名字就算了， 会给自己带来很多麻烦，上司也会觉得你做事不认真。 经常在电话机旁放一些小纸片和笔，为不在办公室的同事留言。如果要找的人不在，你 不要什么都不问就把电话挂掉，要说 “对不起，他不在座位上，你要留言或留下你的电话让他打过去好吗？ ”这样你会给对方留下良好的印象，也会给同事留下好印象。不要在办公室里煲电话粥，那样只能降低你的工作效率。 需要注意的是， 在商务交往中， 不允许接电话时以 “喂，喂”或者“你找谁呀 ”作为“见面礼 ”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查对方的 “户口”，一个劲儿地问人家 “你找谁 ”、“你是谁”，或者 “有什么事儿呀？ ” 万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告知电话拨错了。 在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。 结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜 “越位”抢先。遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其 “适可而止 ”不可的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。应当讲： “好吧，我不再占用您的宝贵时间了。 ” 公司职员接听电话要尽量使用标准规范的语言，接听电话的规范语言有如下几类： 如“您好”、“早上好 ”、“下午好 ”、“晚上好 ”、“节日快乐 ”、“新年快乐 ”、“圣诞快乐 ”等。 询问语句： 询问打电话者时，口气一定要保持谦虚、客气、友好，语气要和蔼。如： “请问先生您贵姓？ ” “我可以知道您的姓名和公司名称吗？ ” “请问，有什么可以帮您吗？ ” “请您稍等 ？ ” “您的留言我已经记录下来了，现在复述一遍给您听行吗？ ” “很抱歉，经理暂时不在，需要给他留言吗？ ” “请问，可以留下您的电话号码和公司名称吗？ ” 应答语句： 回答问题时，在语句和口气上要带有谢意，因为别人能打来电话是对您公司的信任。还要让人感觉到您在回答问题时的微笑和诚意。在任何时候都不要断然拒绝别人，即使是对难以满足的要求，也只能