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谈谈归档文件排列的事由原则 陈 壮 （一）事由的含义 《规则》提出归档文件“按事由结合时间、重要程度排列”，这实际上强调了归档文件必须先按事由集中，再按其他辅助排列方法排列，即提出了归档文件排列的“事由原则”。 1. 事由的含义。事由是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一项具体的工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事故、一次纠纷、一个案件等。这里的事由与文书立卷的分类及组卷中的“问题”有如下四方面不同：一是问题的概念大，问题常以“类”作为量词；事由的概念小，事由常以“件”、“次”、“个”为量词。一般来说，问题是较大的概念，是一类事情，如文秘工作包括秘书、机要、档案、保密等项工作，其中的文秘工作是大“问题”，其他各项工作是小问题，小问题还可再分为更小的问题，如档案工作还可分为档案收集工作、档案整理工作等，但这些问题都代表一类工作或事情。事由则是较小的概念，是一个具体的概念。如一次具体的档案工作检查、一个失密案件、文秘工作总结等，这些都是一个单项事情，有相对独立性。二是问题包含事由。由于问题是一类工作或一类事情，常表示整体；事由是一件具体工作、一件具体的事，常表示部分。因此，问题可由多个事由组成。三是问题的灵活性大，事由的灵活性小。问题可以划分，但由于其代表一类工作或事情，划分的灵活性较大。事由也可划分，一个大事由可划分为若干个小事由，如一项具体的活动，可按其策划、筹备、实施、总结等阶段分为四个小事由，但这四个小事由都是具有紧密联系的具体工作，因此事由划分出的小事由灵活性不大。四是同一问题产生的文件间的联系不如同一事由产生的文件间的联系紧密。同一问题会形成多份文件，但这些文件间的联系没有同一事由形成的多份文件间的联系紧密。这是因为事由常是具体的事，而问题常表示一类工作。 2. 对“事由原则”的理解。事由原则的一般表述是：在分类的最低一级类目中，先将同一事由的归档文件集中，同一事由内的归档文件再按其他方法排列。对事由原则更深层次的理解有三方面：一是同一事由的归档文件应当集中，即同一事由的归档文件不应分开；二是同一事由的归档文件应当优先集中，即先将同一事由的归档文件集中，同一事由的归档文件中再按时间或重要程度排列；三是不同事由间的归档文件排列方法可按“相同的集中、相近的靠拢、不同的分开”的排列方法排列，如不同事由间的归档文件按时间、重要程度、问题、责任者等排列。 （二）按事由排列归档文件的意义与作用 1. 按事由排列归档文件符合文件形成的规律和归档文件整理的基本原则。按事由排列归档文件符合文件在形成过程中的自然顺序，能反映同一事由的发生、发展及结束过程。《规则》指出归档文件整理的原则包括“遵循文件的形成规律”，由于一个事由往往需多份文件来完成，因此，将同一事由形成的文件排列在一起，能反映出文件在形成时的客观规律和有机联系。这为日后的查找利用、研究工作提供了极大方便。 2. 按事由排列归档文件能提高检索和调档的工作效率。检索效率包括检全率、检准率、检索速度、检索的经济性等。据统计，利用者的查找途径按其所占比例依次为问题途径、机构途径、文号途径等。归档文件按事由排列，一是可以提高检全率，这是由于问题与事由联系较紧，将同一事由的归档文件排到一起，有利于提高检全率；同时将归档文件按事由排列在一起，可以克服计算机检索中同义词、同形异义词造成的漏检，如有一份文件题为“关于做好‘三农’档案工作的通知”，另一份文件题为“关于开展为农业、农村、农民做一、二件实事活动的通知”，这两份文件在用计算机或手工目录检索时，都难以一次找到，而将这两份文件按事由原则排到一起，通过上下浏览，则可同时检索到，这样就提高了检全率。二是可以提高检准率，这是因为在同一事由的归档文件中查找某一份文件比在其他文件中查找该文件的概率要大，从而提高了检准率。三是可以提高档案实体存取速度，这是因为文件不按事由集中排列，则分散到不同档案盒、不同层柜、甚至不同列柜中，这样在档案的存取时就须到几处，致使档案实体存取不便。如按事由排列归档文件，这个问题就迎刃而解了。 3. 按事由排列归档文件是在理论上为多年来的“方便整理”与“方便利用”这两个基本要求的“得”、“失”权衡中作出的最佳选择、寻求的最佳答案。在归档文件的方便整理与方便利用两者中存在着“得失互换率”。一般来说，方便整理与方便利用是一对矛盾，往往在得到“方便整理”的同时就失到了“方便利用”，如传统的文书立卷时的组卷就是为了“方便利用”，而在得到“方便利用”的同时，因组卷方法繁琐，从而失去了“方便整理”。按事由排列归档文件，整理的工作量不大，同时也方便了利用。 （三）正确把握事由的灵活性 事由的灵活性与随办随归、档案管理现代化程度、整理环节以及同一事由在办理过程中的时间长短、形成文件数量的多少等密切相关。如前所述，一个事由