行政前台助理工作事项.docVIP

行政前台助理工作事项 门禁安全、来访接待 及时开门，避免人员等候。 对于外部人员需礼貌询问身份，如是推销人员应尽快拒绝，避免影响办公室人员的正常工作；如是公司客人，则应及时倒茶水并带领到前台沙发处或会议室等候相关人员接待（如等候时间稍长可拿报纸杂志给客人翻阅），领导的客人需询问后带往领导办公室内。 客人离开需及时为客人开门，礼貌送客，必须面带微笑，必要时起身送客。 有人员出入后确认门已关上，保障公司财产的安全。 如有公事需长时间离开前台岗位，向上司汇报并由交接人员暂时顶上，不能长时间空缺无人。 电话接听 接听时需礼貌问好并报出公司名，确认来电人员身份后再转接至相关人员的分机，对于推销人员礼貌拒绝并不予转接，避免出现不必要的骚扰影响办公室人员的正常工作；不轻易把电话转进领导办公室，需确认身份后再决定是否转接，不能随意透漏领导的手机及个人信息。 电话铃响起3声后如领导或同事不在座位上需及时抢接电话，确认来电人员身份后询问是否需要留言或回电，做好记录后及时告知相关人员。 保洁、花卉工作的跟进和检查 每天留意保洁人员的工作情况，对其工作进行检查和监督，并时刻留意办公室的清洁状况及需更换的生活用品。 关注花卉的情况，提醒花卉人员更换及修剪花卉，如有新同事则可适当添加办公桌上的小盆栽，保证良好的工作环境。 及时给鱼缸换水，喂鱼。 快递、传真、备用金登记 收发快递都需对快递信息进行登记，以便日后可查阅地址和联系方式，收到的快递登记完后及时交给收件人；发送快递需提前填好快递单并联系快递人员前来发货，在发货后的一到两天确认快递是否已送达及已签收，最后还要告知发件人快递的送达状况。 收到的传真对传真信息进行登记，扫描电子版在前台存档，以备日后查阅，最后把传真文件交给相关人员。 由前台支出的公司每项费用都需对备用金使用情况进行登记，每项费用的报销,都需要有发票或小票,妥善保存并且月底粘贴好报销单后全部审核上交财务报销。 考勤 每天上、下班第一时间监督各位同事打卡情况并记录，确认员工考勤现象的变动，如漏打卡则通知本人给上级主管签字。 月底根据考勤卡统计月考勤报表，统计出勤天数及迟到处理情况提交给人事部审核。 办公用品、日用品管理 每日整理回收纸，若是A3纸张需裁成A4纸的大小，及时放入打印机托盘内以备用，随时添加。 妥善保管办公用品，办公室人员的办公用品和日用品领用都需进行登记，不可漏记或错记。定时留意领导的办公用品和日用品的使用情况，及时为领导增添用品。 每月底对物品库存进行统计，必要时对物品进行盘点，数据上交行政主管审核。需采购的物品应做好采购申请单后上报审批，并及时采购补充库存。 七、通讯录和花名册的更新 关注公司全体人员的联系方式情况，若有变化要及时更换，最新的通讯录通过邮箱发给全体人员并说明何处有改动，纸质版的通讯录替换后需把旧的通讯录进行销毁。 如有新上司或新同事加入，需对花名册进行更新，并留意生日时间给予祝福。 其他日常行政事务 牢记各领导喜好的茶水，及时添加茶水，特殊情况下帮老总订餐。 根据不同的文件有选择性的进行打印、复印、传真、黑白扫描、彩色扫描、合并、压缩等，处理完后交还回相关人员，文件需在前台电脑中保存一定时间，以备查用。 留意饮水机情况，及时订水；保证传真机和打印机的正常使用，及时添加纸张或更换环保纸。 处理领导交代的临时事务。