工程文件归档操作手册.docx

工程文件归档操作手册 5.1.1 为规范工程建设文件的归档整理工作，统一工程部档案的验收标准，制定本操作手册。 5.1.2 本手册适用于新兴发展（芜湖）有限公司工程文件的归档整理以及档案的验收。 5.1.3 工程文件的归档整理除执行本手册外，尚应执行国家现行有关标准及城建档案馆的规定。 5.2 术 语 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。 5.2.1 工程准备阶段文件 　　工程开工以前在勘察、设计、招标等工程准备阶段形成的文件。 5.2.2 监理文件 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 5.2.3 施工文件 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 5.2.4 竣工图:工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 5.2.5 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 5.2.6 建设工程档案:在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 5.3 基本规定 5.3.1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 5.3.2 工程部职责： a）在工程勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； b）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作； c）在组织外部工程竣工验收前，督促施工单位提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，原则上不建议开展组织最终的外部工程竣工验收； d）工程竣工验收后组织施工单位向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。 e）接收勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程文件。 f）建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 5.4 工程文件的归档范围及质量要求（含电子存档） 5.4.1 工程文件的归档范围 a）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 b）工程文件的具体归档范围应符合国家规范要求。 5.4.2 归档文件的质量要求 a）归档的工程文件原则上应为原件。 b）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 c）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 d）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。 e）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 f）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210nmm)。图纸宜采用国家标准图幅。 g）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 h）所有竣工图均应加盖竣工图章。 竣工图章的基本内容应包括： “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 i）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。 j）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)，图标栏露在外面。 5.5 工程文件的立卷 5.5.1 立卷的原则和方法 a）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 b）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 c）卷可采用如下方法： ①工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分； ②工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； ③监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ④施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ⑤竣工图可按单位工程、专业等组卷； ⑥竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 d）立卷过程中宜遵循下列要求： ①案卷不宜过厚； ②案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 5.5.2 卷内文件的排列 a）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与