会议管理制度(正式).docxVIP

东莞克诺五金有限公司 会议管理办法  文件编号 OB-KN-0036 文件版本 生效日期 2010/12/16 页 码 第1页共5页 注： 1、此份为试运行文件，该流程 /制度负责人为精细化管理领导小组组长，主要职责是修改、 维 护流程 /制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理； 2、若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉精细化管理领导小组指导； 3、精细化管理前文件若同本文件有冲突时，一律依本文件执行。 文件更改一览表 版本 更改内容 更改日期 更改人 部 门 会 评 签 审 部 栏 门 会 签 欧博企业管理研究所 克诺五金有限公司总经理 1 东莞克诺五金有限公司 会议管理办法 1.0 目的  文件编号 OB-KN-0036 文件版本 生效日期 2010/12/16 页 码 第2页共5页 为提高会议质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制订本管理制度。 2.0 适用范围 公司所有会议，包括各部门会议、跨部门会议、公司专题会议、临时会议等。 3.0 职责 3.1 会议组织人和主持人 3.1.1 确定会议目的； 3.1.2 确定会议议程及参会人员，审核会议通知； 3.1.3 控制会议节奏与进度，把握会议重点，控制发言人发言时间和内容，不偏离主题； 3.1.4 根据《会议通知 / 签到表》，明确并掌握会议时间，尽量确保会议不超时，视会议情况 需要，若需延长会议时间，主持人应至少提前 15 分钟知会与会人员； 3.1.5 确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑逃 避责任﹑急于了事和专横自大等； 3.1.6 平衡发言，充分发挥与会人员的群体力量； 3.1.7 善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持； 3.1.8 确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，明确具体完成期限； 3.1.9 会议不能准时召开等其它变故的事前协调； 3.1.10 会议纪律的监督执行； 3.1.11 会议记录的签核； 3.1.12 会议决议或对策实施效果的跟踪、验证； 3.2 会议通知人 3.2.1 拟定会议通知（含会议议程） ； 3.2.2 确保通知到位，每位参会人员必须在会议通知上签名 （也可通知部门领导并签名， 由 部门领导负责转达到位本部门相关参会人员） ； 3.2.3 异常状况及时告知会议组织人或主持人； 2 东莞克诺五金有限公司 会议管理办法  文件编号 OB-KN-0036 文件版本 生效日期 2010/12/16 页 码 第3页共5页 3.2.4 会议因故取消或延迟等，应至少提前半小时通知相关人员； 3.3 会议记录人 3.3.1 组织与会人员签到； 3.3.2 现场记录会议内容和会议决议等重要事项（文字记录） ； 3.3.3 会议记录（决议）的发放； 3.3.4 检查﹑协调和跟进会议决议执行状况； 3.3.5 向主持人汇报会议执行状况。 3.4 参会人员 3.4.1 会前准备会议的相关资料，并带笔记本做好记录； 3.4.2 准时参加会议，遵守会议纪律； 3.4.3 会后传达会议精神并进行工作安排，付诸行动； 3.4.4 因临时或突发事件导致不能准时参加会议或缺席时， 应至少提前半小时告知会议主持 人，并办理书面请假手续，经主持人同意后方可请假，并委托职务代理人参加； 3.5.5 严禁向他人请假或代请假。 3.5 其他 3.5.1 可提前预知需要召开的各部门会议、跨部门会议、 公司专题会议等，会议组织人或主 持人必须在每周四上午 11：00 前将下周会议安排及有关事项告知人事部，由人事部 统筹安排并协调会议时间和会议室安排，避免会议时间和参会人员冲突，并统一拟定 《周工作会议安排表》，每周五上午 12：00 前下发至相关部门和人员，各部门提前做 好工作安排和参会准备；若需临时更改会议时间，会议组织人或主持人应至少提前半 小时告知人力事部进行统一协调，确保各项会议的正常召开。 3.5.2 若需召开临时会议、 紧急会议、生产现场会议等时，会议组织人或主持人在不影响提 前安排的正常会议的情况下，可自行组织召开，除通知方式外，其他规定必须按照本 文件执行。 4.0 会议纪律规定 3 东莞克诺五金有限公司 会议管理办法  文件编号 OB-KN-0036 文件版本 生效日期 2010/12/16 页 码 第4页共5页 4.1 纪律规定 4.1.1 保证会议不受干扰； 4.1.2 会议期间与会人员将手机调为振动或关机状态； 4.1.3 会议期间禁止吸烟、交头接耳； 4.1.4 会议期间禁止接听电话，与会人员确有紧急事情处理，需要接听电话或遇突发事件急 需处理时，必须举手示意征得主持人同意后到会场外的地方接听、处理； 4.1.5 会