略论公共管理中的会议管理.docx

略论公共管理中的会议管理 2010年 7 月 4日，某市政法系统在大型会议室隆重召开了 深化“迎亚运、强素质、树形象”活动誓师大会。会议的入场时 间是下午 2 点 45 分，开始时间是 3 点钟，原定 5 点钟结束。在 政法各组成系统拉歌后， 与会者先观看了公安系统的先进事迹报 告（或者说是讲演），报告者采用了大屏幕 DV配合报告者叙说 的方式，与会者普遍感到形式新颖，内容丰富，事迹感人。一个 多小时很快过去了， 然后是集体宣誓， 宣誓完毕后已经接近五点 钟了，大家以为要散会了。 这时主持人说下面还有五个单位发言， 会议室一楼和二楼几千人顿时哗然， 许多人纷纷起身去洗手间解 决“内部矛盾”， 有的人则在私下交谈。 整个会场秩序和气氛与 之前的严肃紧张大相径庭， 领导侧目、 在场内巡视都无法恢复原 有的会议氛围。 等到参会的最高领导讲话时， 下面的各种私下交 谈还是没有停止，形成“台上开大会、台下开小会”的局面。最 后，等领导讲完话， 已经接近六点钟了。 从整个会议的组织来看， 可以说组织者们尽心尽力了， 但是会议氛围的前后截然不同使人 很难同意这是一次成功的会议。 问题在哪里？会议组织者准备得 不充分？不是。 会议形式不新颖？不是。 与会者素质有待提高？ 可是与会者是全市政法系统的干警们， 素质应该不算低。 看来还 是会议管理出问题了。 到底是什么问题， 需要我们运用公共管理 中的会议管理有关知识予以解答。 一、会议管理的重要性 我们常常听到公共组织特别是国家机关的同志们抱怨， “文 山会海快把我们压垮了、 淹死了”。 可见文件和会议是公共组织 中令人生畏的两件事情。据 Net Meeting 调查，美国上班族每周 平均参加十个会议， 约占每周工作时间一到一天半， 经理人每周 有一半以上时间在开会， 57%的上班族开会前心情紧张，上班族 普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。 而我们国家机关开的会 无论是频率还是时间恐怕都不会低于这个数字，据有的同志统 计，各种会议平均下来大约一天一个会议还要多。 有人提出削平 文山、填平会海，甚至取消会议。谈何容易？现在让我们想象一 个从年初到年尾没有会议的公共组织， 恐怕我们不敢想象。 因为 会议好象虽然讨厌，但是我们又离不了。 （一）会议的意义表现在哪些方面 会议是一个集思广益的渠道。 会议是一个集合的载体。 通过 会议使不同的人、 不同的想法汇聚一堂， 相互碰撞，从而产生“金 点子”。许多高水平的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产 物。 会议显示一个组织或一个部门的存在。 会议总是在大于一人 的情况下发生的， 即使是只有两个人的会议， 这两个人也是一种 小型组织。 没有不开会的组织或部门， 一个组织或部门不召开会 议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个 组织或部门的存在价值。 会议是一种群体沟通的方式。 开会很少是一对一的沟通， 绝 大多数情况下都是一种群体沟通。 随着科技的迅猛发展， 人们的 沟通方式越来越多，现在人们可以通过E -mail、多媒体等种种 形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其它 沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方 式最符合人类原本的沟通习惯。 会议在中国还有象征意义。 我国召开的一些会议， 其形式上 的意义要远远大于实质上意义， 更多地表现为一种符号， 表明一 种态度，所以我们就有层层开会以示重视的现象。 （二）会议又具有哪些作用 开展有效的沟通。会议是一种多项交流，可以集思广益，实 现有效沟通是会议的一个主要目的。 传达信息。 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策， 也 就是说向员工传达来自上级或其它部门的相关信息。 监督员工、 协调矛盾。 许多公共组织的常规会议其主要目的 是为了监督、 检查员工对工作任务的执行情况， 了解员工的工作 进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来 有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 （三）达成协议与解决问题 资源共享。利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意。 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、 媒体 公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其 具有可行性。 激励士气。 年初或年底的会议通常具有这一目的性。 这种会 议是为了使公共组织上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 巩固领导地位。 领导为了体现自身的存在价值， 更为了巩固 自己的地位， 经常会召开一些上下协调会议， 以此来强化自己的 地位。 一位哲人说过， 如果你不能消灭一件东西， 就要学会和它和 平相处。既然我们离不开会议，就必须对它们进行研究，掌握其 中的规律，提高会议的效率。可见，会议管理已经成为公共管理 中的一个不可忽视、值得研究的课题。 二、会议管理的一般规律 会议管