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（行政文秘）秘书实务案例 解析 秘书实务案例 一 办会 案例一 会前准备如何做 【职业情景】 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的 人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有 放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是 8 月 9 日上午十点 整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在 9 日上午 九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9 日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一 看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器 已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚`````` 思考题： 1 、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2 、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3 、向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4 、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？ 案例二 会务准备要细致、周密 【职业情景】 一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌， 虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的 “大会开幕式程序（送审稿）”中列有 “奏（或 播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于 是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了 回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事， 未家注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组 长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志捉，这一事故该给予批评， 吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。 思考题： 本案例中，会务准备方面存在哪些问题？ 案例三 “时装秀”方案 【职业情景】 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。 秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1 ．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。 2 ．参加会议人员：上级主管部门领导2 人；行业协会代表 3 人；全国大中型商场总经 理或业务经理以及其他客户约 150 人；主办方领导及工作人员 20 名。另请模特公司服装表 演队若干人。 3 ．会议主持人： XX 集团公司负责销售工作的副总经理。 4 ．会议时间：2002 年 5 月 18 日上午9 点30 至 11 点。 5 ．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示 活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6 ．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。 服装集团产 品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7 ．会址：服装集团小礼堂。 8 ．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。 搭设 T 型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9 ．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅 子。 纪念品(每人发 X X 服装集团生产的 T 恤衫 1 件) 10 ．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通 车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 思考题：小李的会议方案有无改进的地方？ 案例四 请柬发出之后 【职业情景】 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导 光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的 样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。 几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重