物业公司管理制度汇编一档案管理制度.pdf

城开 物业管理制度汇编一一档案管理制度 大同市城开物业有限责任公司 档案管理制度 为有效地利用和保护文档资料， 加强文档管理工作， 使文档管理 工作规范化，特制定本规定： 第一条 公司设立档案管理室， 由人事行政部负责管理。 并有专 人管理档案。 第二条 文档管理员 1 ．文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理 水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。 2 ．文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得私自 将公司文档借阅他人，不得擅自向外透露文档内容。 3 ．文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归 档。 4 ．文档管理员不得损毁、丢失应保存的文档资料。 5 ．文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据 为己有，拒绝转交。 6 ．文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及 应当保密的文档资料。 7 ．文档管理员不得涂改、伪造档案资料。 8 ．分类文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还 是内容， 或者按照字母顺序， 其目的都是为了查找迅速方便，因此都 须在档案盒内清楚的标注。 第五条 归档范围 1 ．公司对外的往来文件、资料由办公室归档。 2 ．公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文 资料，由人事行政部归档，各部门备存。 3 ．各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结 束后由工程部归档，相关部门备档。 4 ．与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文 件由人事行政部归档，相关部门因需要可存复印件。 5 ．上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、 综合性的总结、 工作计划由人事行政部归档，相关部门备存。 6 ．各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦 须归档。 7 ．有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室 归。 8 ．关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。 第六条 要求 1 ．归档的文件材料必须字迹清楚、 工整，纸张要求为 A4纸大小， 文件格式需按照公司的标准文本。 2 ．归档的文件材料要完整、系统、准确。 3 ．归档的文件除特殊情况外，必须用原件。 4 ．归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。 第七条 收集 1 ．对电子文档的收集工作。 2. 将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。 3 ．对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。各种文件资料收 集、分类后，需在一个月内归档完毕。 第八条 无归档价值的文件资料范围 1 ．拷备和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广 告、消息等。 2 ．上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 3 ．未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效的文件、草稿、一 般性文件的历次修改稿 ( 重要法规性文件、 定稿除外 ) 、打印文件的各 次校对稿 ( 主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外 ) 。 4 ．从正式文件上摘录的供工作参阅的非正式材料。 5 ．下级单位送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案 的文件资料。 第九条 使用、借阅 1 ．各部门因工作需要查阅有关文档资料时， 经有关领导批准后， 各部室应提供方便， 并按 《档案／图书／资料借阅单》 办理借阅手续， 阅后及时归还。 2 ．文件档案借出后，原则上需当日归还，不得过夜；如需长时 借阅，需归还后办理续借手续。 3 ．对借出和归还的文件档案，应办理清点、签名登记手续，由 文档管理员和借阅者当面核对清楚。 4 ．所借文件档案不得随意折叠和拆散，严禁