有限公司行政档案管理制度.pdf

公司行政档案管理制度 第一章 总则 1、为加强公司行政档案管理，充分利用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服 务的作用，使公司对行政档案管理更加标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档 案法》的规定，并结合 **** 公司的实际情况，特制定本行政档案管理制度。 第二章 行政档案的范围 2 、 本制度适用于 ****** 有限公司。 3 、 本制度规定了公司行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。 本公司的具体行政档案包括，财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资 料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发 文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。 第三章 行政档案管理的职责 4 、 由行政档案管理员负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作，并负责借阅 档案的审批，保证公司行政档案的准确、安全、完整。 5 、 档案管理人员按照公司行政档案的整理要求，负责定期整理各种档案资料，装订 成册 , 统一编号，并移送档案室统一保管。 6 、 档案管理人员应对一些常用文件进行扫描，做为电子档保存。 7 、 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。 8 、 综合办负责对公司行政档案的管理进行不定期的检查。 9 、 总经办负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。 10、 公司行政档案的存放应做到： 防火、 防盗、 防水、 防潮、 防虫、 防鼠、 防霉变、 防高温、防强光。不允许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。 第四章 行政档案的归档 11、 归档范围：凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有 查考保存价值的各种文字、 图纸、表格、 声像等不同形式和载体的文件材料， 均应依法归档， 任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。 12、 归档时间： （1）、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，应于完成工作 后一周内移交档案室保管。 （2 ）、会计档案：由财务部门立卷保管。 （3 ）、人事档案：由人事部门立卷保管。 （4 ）、技术档案：由技术部门立卷保管。 （5 ）、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、 维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收集整理。设备投入 共 8 页 第 1 页 使用后及时移交档案室保管。 （6 ）、声像档案：在每项工作活动完毕后即时整理移交档案室保管。 （7 ）、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交档案室保管。 13、 归档要求： （1）、归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与 底稿， 正件与附件， 不同形式和载体的文件材料齐全完整， 按照文件材料的形成规律及其内 在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用。 （2 ）、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。 （3 ）、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹 工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。 （4 ）、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制《行政档案移交登记表》（附 录 1）一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。 14、 档案管理员应根据本制度，及时对相关文件进行存档，建立立卷号，并保证立 卷号的唯一性，填写《行政档案存档登记表》 （附录 2 ）。 第五章 行政档案的借阅