外宾来访接待办法2[借鉴].docxVIP

Administrative Proceduresd 管 理 办 法 外宾来访招待方法 目录 1 意图及适用规模 2 参阅文件 3 术语 4 责任 5 作业程序 6 记载与存档 7 附件 1 意图与适用规模 1.1 为标准集团公司及集团所属各公司在外宾来访时的招待行为。清晰各部分责任，以便一起协作完结招待，特拟定本方法。 1.2 本方法适用于集团公司及集团所属各公司。 2 参阅文件 无 3 术语 3.1 外宾：指境外厂商或其他职业以及境内外资、合资厂商或其他职业重要来访人员。 3.2 招待：指对外宾进行的招待活动，包含组织接送机（车）、宾馆下榻、宴会请客、会议招待、观赏观赏、礼品预备、票务预订等。 3.3 被访部分：指直接与外宾对口或发生事务来往的部分。 3.4 对口招待员：指由被访部分担任人指定的直接担任组织招待事宜的职工。 3.5 被观赏部分：指外宾来访时被组织观赏内容的归口部分，如物流中心归口于仓储部或物流部、直营药店归口于零售连锁公司等。 4 责任 4 责任 4.1 被访部分 4.1.1 担任外宾来访招待标准等级的拟定； 4.1.2 担任外宾来访招待日程结构的方案与组织； 4.1.3 担任招待预备及招待过程中的部分间和谐； 4.1.4 担任招待过程中记载文档（如会议记载、访谈记载等）的记载与存档。 4.2 对口招待员 4.2.1 担任外宾来访招待日程中细节的规划，如会议室安置、宴会风格等； 4.2.2 担任详细组织招待各环节的细节事宜，如车辆、会议室等的预订、宾客接送等，由其他部分帮忙执行的事项需催促并保证各环节的组织执行到位； 4.2.3 担任依照招待日程告诉相关领导参加招待活动； 4.2.4 担任招待活动总结的编写与存档。 4.3 行政总部（或分公司/事业部相关部分） 4.3.1 帮忙执行宾客的机票（车票）预订事宜； 4.3.2 帮忙执行宾客下榻酒店的预订事宜； 4.3.3 帮忙执行宾客用车组织事宜； 4.3.4 担任制造欢迎横幅或LED显示屏欢迎信息； 4.3.5 帮忙进行宣扬材料、礼品、纪念品等的预备事宜； 4.3.6 帮忙安置会议室（包含桌签、座位设置等），并提早调试各种影音设至极待机状况； 4.3.7 担任保证招待期间茶水、饮料、生果、点心等的供给； 4.3.8 担任招待期间的拍摄、摄像事宜； 4.3.9 帮忙组织宾客观赏解说等事宜； 4.3.10 帮忙执行招待用餐事宜； 4.4 运输部 4.4.1 担任对被访部分招待外宾的用车需求提出合理主张，一起确认用车需求； 4.4.2 担任按确认后的需求优先合理调度车辆与驾驶员，保证外宾用车按时、安全； 4.5 被观赏部分 4.5.1 担任对观赏组织提出合理主张，一起确认观赏时刻、观赏道路及解说关键； 4.5.2 担任依照确认后的观赏组织，提早进行招待观赏预备，如观赏现场安置、解说人员组织等； 4.5.3 担任外宾观赏时的指引及阐明解说。 5 作业程序 5.1 指定对口招待员 5.1.1 被访部分在获悉外宾来访需求后，指定专人作为对口招待员，对口招待员作为该招待项意图担任人，全程担任该招待项意图对内对外联络，拟定招待方案并详细执行。 5.2 进行招待前交流 5.2.1在获悉外宾来访需求后，被访部分应在预备招待前，与外宾或其所属单位进行充沛的事前交流，依据交流内容并结合事前查询与判别，取得表1所列的悉数或部分信息。依据重要程度，1级为最重要，4级为最不重要。 （表1：交流事项表） 大项 细节 重要程度 来访期间 1 日期是否跨休息日或节假日 1 2 详细时刻是否为正常上班时刻 3 3 在此期间公司是否有或许对招待形成影响的严重组织 2 4 在此期间国家或当地是否有或许对招待形成影响的严重活动 2 5 招待期间的气候状况 4 6 招待期间交通状况 4 来访人员 1 国别 3 2 人数 2 3 外宾名字 3 4 职务或等级 1 5 性别 3 6 所属职业 4 7 联络人及联络方法 1 8 是否需求翻译 1 来访性质 1 一般观赏（观赏） 2 2 初次接洽 1 3 前期接洽 2 4 签约 1 5 事务洽谈 3 6 例行拜访 4 7 礼节性拜访 2 8 短期事务支撑（不超越两周） 2 期望会晤领导 1 董事局主席 1 2 集团总经理 1 3 集团常务副总经理 2 4 分担副总经理（总监） 3 5 分公司总经理 2 6 分公司副总经理（总监） 3 7 集团或分公司部长 4 会晤领导日程 1 全程参加 1 2 仅会议 1 3 会议及观赏（含观赏） 3 4 仅观赏（含观赏） 3 5 仅宴会 4 期望谈判内容 1 协作方法 3 2 新事务开发 3 3 职业动态 4 4 医药方针 4 5 企业状况介绍 4 6 事务、技能等详细支撑事宜 3 期望观赏内容 1 物流技能 2 2 零售