office隐藏着很多强大功能学透了便是牛人5个好用到哭的office技能.docx

。 5 个好用到哭 。 5 个好用到哭 的 Office 技能！ ?提示：点击上方’ChinaJobs f免费订阅本刊 1、让 windows 帮你压图片——画图另存为某次策划的同事 制作了一张典雅内秀的中秋贺卡，老板非常开心，即刻批复 可发给客户。但是在发送途中出现了一个问题是，同事做的 图片太专业了，有好几 M 的大小， 放在邮件正文里， 会显得 太太太大了，页面打开很慢，无法保证阅读效果。但是同事 用专业软件把图片的尺寸改小后，体积还是下不来；要不就 是体积下来了，精度得不到保证。围观群众的我试了试用 windows自带的画图软件，没想到一下子 成功了。过程 甚至都有些不忍直视的简单，所以我废话了这么一堆撑场 面……好吧，该上步骤了： 1）调出画图软件：开始一程序 附件—画图； 2） 用画图打开需要调整的图片； 3）如果图片大 小不用调整的话，不用任何操作，把图片另存为一下，再查 看图片的大小就会发现只有几百 K 了（注意，一定要是“另 存为”！不然会覆盖掉原文件， 清晰大图就没了哦！ ）；如果图 片需要调小一点， 点击图片—拉伸 /扭曲， 在拉伸和扭曲对应 的格子里视情况填入 0 到 100 间一样的数字即可。 听说微信 要发图片的话，大小需要在 300KB 以下，用画图软件处理 F轻轻松就 OK 了?2、让Word帮你做QC――底色涂黄 这个问题在我原来的公司， 是一部血泪史……在做新文档的 时候，大家不是都会借用一些模板么，比如在 8 月月报的基 础上做 9 月的月报，比如在 A 客户的方案基础上做 B 客户的 方案，结果咧，很多粗心大意的男同志总有些地方没替换干 净，于是一个错误五十块钱地扣……五十块钱相当于十几个 蛋饼啊！ 代价太惨痛了！ 所以我在发一个模板给新同事之后， 都会不厌其烦地重复下面的话： 1) 先把所有内容翻黄，包括 页眉页脚( ctrl A ，底色翻黄；双击进到页眉页脚， ctrl A ， 再翻黄)；为什么页眉页脚也要选中呢，因为页眉上也会有 时间 /客户等信息，以及大文档下的分节会使页眉页码紊乱， 不先涂黄最后真的是太容易忘掉这块阳光照不到的小角落！ 2) 从上往下，从下往上，从中间到两端，从 A 段到 F 段 任你做文档有何种个人癖好的顺序，做完一部分选中部分， 任你做文档有何种个人癖好的顺序，做完一部分选中 部分， 底色翻回无颜色， 直到整个文档 clear 。相信我， 这样点两下 并不会耗时多久，但是好处是看得见的——做完的文档绝对 干干净净。养成这个习惯吧少年，你值得拥有！3 干干净净。养成这个习惯吧少年，你值得拥有！ 3 、让 Excel 数据透视表这个工具在对多个数量进行统 计的时候特别好用。比如下面我胡掐的一个学校花名册：统 中该区域，然后点击插入 -数据透视表 -数据透视表； 2)弹出 计该校一年级有多少名男同学多少名女同学过程如下：1） 计该校一年级有多少名男同学多少名女同学过程如下： 1）选 页面后不要任何操作，直接点击确定； 3) 在自动生成的新 sheet 里，最右边有一个“数据透视表字段列表”， 将需要统计 的字段“性别”拖到行标签区域，再把姓名拖到“数值”区域；4） 拖完后就会发现左边表格区域有自动生成的统计数据啦。原 理就是这样啦，是不是很简单又强大呢?请各位自行运用到 各类需要统计的场合?数据少的时候可以手动数一数，数据 成百上千的时候就会发现这个东西很好用，而且结果不会出 错? 4 、让 Excel 帮你做匹配—— Vlookup 公式这个就是前面 说到的好用到哭的小技能！实际操作起来也是很简单，但是 在批量匹配数据的时候，真是太太太好用了。还以上面的学 生信息表为例，年级主任手上还有一张学生特长的表格：他 想把这个特长的信息也归到左边的表里去，形成一张信息比 较完整的表格，这时候咋操作呢? 1）在需要填入信息的首个 表格敲入公式的前半部分“ =vlookup（ ”，这个时候Cel会自 动跳出提示： 其中 lookup_value 指基于什么参数来比对， 这 里我们用的是学生的姓名，所以点击一下 B2 单元格，再输 入一个逗号；table_array 就是在哪些区域内查找，那就选中 入一个逗号； FG 两列（注意这里需要全选，就是单击鼠标不放在 FG 两 个字母的地方拖一下就行） ，再输入一个逗号； col_index_num 指的是取范围内哪一列的数据，这里我们取 的是 G 列，即 FG 的第二列，所以应该填入 2，再输入一个 逗号； range_lookup 不用管，填 0 就行，再输入右括号；完 整的公式长得是这样： 2）输完上面的公式， 按 Enter 键， Excel 就会自动匹配了，下面的表格不用输，把鼠标停在刚刚输入 过公式表格的右下方，待其变