会议管理制度.docVIP

***有限公司 文件编号 文件名称 会议管理制度 制订部门 行政部 生效日期 2018-06-20 版次 A/0 页次 1/2 1.目的 为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。 2.范围 适用全厂各部门及主持会议人员。 3.定义 3.1管理评审会议：是指导和控制组织的与质量环境有关的相互协调的活动。 3.2周例会：是指每周各部门主管汇报部门在本周的工作目标与实际达成目标，与部门之间的沟通会议。 3.3部门例会：是指各部门主管每周对本部门人员，进行部门人员一周的工作总结报告与问题提出沟通会议。 3.4品质会议：汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。 3.5早会：总结、上周各部门相关事宜与宣导。 3.6其它会议:是指由组织部门人员与相关部门的沟通会议。 4.权责 4.1董事长：负责组织各部门主管参加公司年度管理评审会议； 4.2总经理：负责主持公司每周六例会会议； 4.3各部门主管：负责主持本部门每周周例会； 4.4品质部：负责每月月初组织相关部门进行品质会议； 4.5各部门文员：负责做好本部门组织召开的会议记录工作与跟踪验证； 4.6文控：负责公司每周周六例会的会议记录与跟踪验证与存档； 4.7行政部：负责组织全厂人员的每周一早会，制订公司各部门的周例会时间表，监督各部门周例会执行状况与会议记录存档。 5.作业内容 5.1例会的安排 为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下： A.管理评审会议：每年至少进行一次管理评审会议。 B.周例会：定在每周六晚18：10进行。 C.部门例会：由行政部制订各部门周例会时间表。 D.品质会议：由品质部每月月初组织相关部门召开。 E.早会：定在每周一早上07：45由行政部组织全厂人员召开。 F.其它会议：主持部门组织会议时间不定。 文件编号 文件名称 会议管理制度 制订部门 行政部 生效日期 2018-06-20 版次 A/0 页次 2/2 5.2行政部应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并复印发到各部门及有关人员。凡已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，主持部门应提前2天报请行政部调整会议计划。未经行政部同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。 5.3对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，行政部有权拒绝安排。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政部有权安排合并召开。各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 5.4会议准备 5.4.1所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。 5.4.2凡在会议与培训中，为了保证会议质量，主持人温馨提示参加人员的手机均调为振动与关机状态。 5.5所有会议需有主持人安排人员进行会议记录与跟踪验证，会议召开完毕的第二天，会议记录员应把原稿交至行政部存档管理。 5.6会议完毕 凡召开会议、培训等部门及人员要保持会议室的整洁，会议完毕后要做好会议座位的整齐、关空调、灯及门窗。 5.7行政部按会议的类型，部门进行做好分类保存与标识。 5.8文控中心不定时抽查各部门及人员的相关会议实际记录状况。 6.相关文件： 无 7.表单 7.1会议签到表 7.2会议记录 修订记录 版 次 修订年月日 核 准 审 核 编 制