DDLZC4.1.1管理文件编写规定.docVIP

PAGE / NUMPAGES 1 目的 规定管理文件的名称规范、编码方法、文件的结构和格式，确保管理文件编制规范。 2 适用范围 本规定适用于动力总成有限公司及下属公司所有管理文件的编制。 动力总成有限公司简称“动力总成” 3 定义 无。 4 职责 4.1 管理文件编写人根据此规定编制文件。 4.2 各部门文员监督本部门管理文件编写执行情况。 4.3 总经办监督全公司执行情况，确保管理文件编写规范。 5 工作内容 5.1 文件名称规范 名词或（名词+动词） + 文件类别，如：客诉处理流程、质量手册等。 5.2 管理文件类别 按层级从高到低、涉及范围从大到小分为“手册”、“子系统关系图”、“流程/规定”、指导书/标准。 5.2.1 手册 综合描述管理体系的文件，一般包含或引用方针、目标、制度流程等。 描述规范：XX手册。 举例：公司经营管理手册、BPI管理手册、质量手册、环安手册、社会责任手册、员工手册等。 5.2.2 子系统关系图 识别某个子系统的流程或规定及其相互关系，一般以“XX子系统流程关系图”表示。 5.2.3 流程/规定 指的某个子系统所识别的管理流程或规定：其一般包含或引用相关的流程、规定。 A 流程性的管理文件名称描述称“XX流程”：有明显的工作步骤和角色分工，如：客户投诉处 理流程 B 非流程性的管理文件名称描述称“XX程序”：没有明显的工作步骤，规定的内容一般在某范围内通用。 举例：绩效管理程序、管理文件编写规定。 5.2.4 指导书/标准 A 对于某项工作的具体、细化的作业指导说明或作业标准，一般只涉及单个角色，如：矩阵式流程图制作指导书。 B 指导书/标准文件的格式按照实际状况编写，此不作严格的限制。 5.3 编码规定： 5.3.1 手册编码规定 A 手册的编码样式如下： X X～X X X 公司所发布的手册流水码（01～99） 文件使用范围-总公司/子公司 文件类别（M-手册Manual的第一个字母） B 举例说明：总厂发布第一份手册《质量手册》，则其文件代码为MDLZC01。 5.3.2 管理文件及记录代码编码方法 A 管理文件的编码代码样式如下： X X～X XX . X . X . XX 子系统四级文件（记录） 流水号（1、2、3、…） 子系统三级文件（对二级文件补充细化的管理规定或流 程）流水号（1、2、3、…） 子系统二级文件（综合管理规定或主流程） 流水号（1、2、3、…） 子系统一级代码（1、2、3、…） 文件使用范围-总公司/子公司 文件类别（D-管理类文件；F-表格记录） 举例说明：《管理文件格式规定》编码为DDLZC4.4.2 D DLZC 4 . 4 . 2 子系统三级文件 “管理文件格式规定” 流水代码 子系统二级文件“管理文件编写规定”流水代码 子系统“BPI管理子系统”一级代码 动力总成：总公司代码 管理类文件 5.3.3 各项说明如下： A 文件类别分为两类：管理类文件和表格记录，分别用1位大写字母表示。 管理类文件 用“D”表示（英文“Document”的首位拼音字母），包括子系统、各种规定（制度规章）、流程等。是员工工作的依据。 表格记录。用“F”表示（英文“Form”的首位拼音字母）。 包括计划书、报告、表格等。作为员工作业记录使用，依照表单保存期限保存表单记录，过期后可申请销毁。 B 文件覆盖范围 文件覆盖范围是指文件适用的总公司、子公司等。 用数字和字母表示总公司、子公司名称。 公司文件适用/覆盖范围代码见下表1《文件覆盖范围代码一览表》： 表1 文件覆盖范围代码一览表 动力总成有限公司职能部门 代码2100 经营 管理部 生产 物流部 发动机 技术部 发动机 质量部 工艺 装备部 变速器技术质量部 采购部 市场 销售科 2100RM 2100PL 2100ET 2100EQ 2100PE 2100TQ 2100PD 2100MS 总经办 2100GM 人力 资源部 2100HR 售后 服务部 2100SS 代码分厂科室 代码 分厂 科室 范围 代码 管理科 生产 物流科 技术质量科 设备科 机加 车间 装配 车间 宁波发动机一厂 2101 2101RM 2101PL 2101EQ 2101PE 2101MW 2101AS 宁波发动机二厂 2103 2103RM 2103PL 2103EQ 2103PE 2103MW 2103AS 临海发动机厂 2104 2104RM 2104PL 2104EQ 2104PE 2104MW 2104AS 济南发动机厂 2105 2105RM 2105PL 2105EQ 2105PE 2105MW 2105AS 慈溪发动