DDLZC4.1.3管理文件格式规定.docVIP

PAGE / NUMPAGES 1 目的 规定管理文件格式，确保一致性。 2 适用范围 适用于公司所有管理性文件的格式。 3 定义 无 4 职责 4.1 管理文件编写人负责按此规定编写管理文件。 4.2各部门文控文员按本文件规定核查本部门文件格式是否符合要求。 工作内容 5.1 管理文件格式规定：分两类 一为手册类管理文件；二为管理流程、规定和作业指导书等管理文件。 5.1.1 手册类管理文件格式规定： 要 素 要 求 总体版式 页边距 上下左右 不小于1cm 公司名称 Xxxx动力总成有限公司 手册封面 公司名称 Xxxx动力总成有限公司 文件名称 中文名称字体、字号 隶书、50号字体 英文名称字体、字号 Times New Roman、26号字体 位置 居中 文件代码和文件版本 字体、字号 楷体、18号字体 位置 居中 编制、审批和日期 字体、字号 楷体、18号字体 位置 居中 手册正文--标题版式 文件名称及标题 字体、字号 隶书、三号字体 位置 居中 文件代码 字体、字号 楷体、五号 章节编号 章节编号 如为国际认证体系手册文件，可以参照标准条文编写，其他的手册文件章节编号编写不作限制。 版本 页码 页码描述 “页次”/“文件总页数”（如修订履历为 “1/文件总页数”。） 手册正文起始页 目录 页码描述 “1”/“手册总页数”（注：手册封面也计入手册总页数） 目录格式 不作限制。 手册正文第二页 修订履历及文控 发布日期 发布日期由文控文员在正式受控手册时填写 手册正文除第一、二页为“目录”、“修订履历及文控”，其他的页面格式依照实际情况而定，不作限制。 5.1.2 管理流程、规定和作业指导书等管理文件格式规定： 总体格式要求 要 素 要 求 页面设置 页边距 上、下、左、右 1cm 方向 文件方向有横向和纵向两种，与流程图方向一致。 文件题头 公司名称 使用公司标准化标志：Xxxx动力总成有限公司 文件名称 字体、字号 隶书、三号 位置 居中 文件代码 版本 页码 字体、字号 楷体、五号 位置 居左 页码描述 “页次”/“文件总页数”（含封面和表格）；封面为 1/文件总页数。 正文 总内框 缩 进 左 缩进一格 右 缩进一格 文本间距 WORD默认间距（段前：0行；段后：0行；行距：单倍行距） 文 本 格 式 字体、字号 楷体、五号，表格内文字字号不做规范，依照表格版式需要而定，需尽量作到版式美观。 条款 样式 以“条、项、款、目、点”的顺序排列： （条） 1 — — — — — —— — — — — — （项） 1.1 — — — — — —— — （款） 1.1.1 — — — — — — — （目） A — — — — — — —— （点） ? — — — — — — — 条款号 1 条款号小于等于三位时用阿拉伯数字表示，四位时换用大写英文字母表示，以下用点号“? ”号表示。 2 条款号后空两格(一个汉字)，不需带“、”或“.”号。 要 素 要 求 缩进 1 条、项、款、目、点于同页面时，次级条款号比上一级条款号缩进，数字开端对齐上条款的文字开端处。 2 自然换行内容的缩进。 2.1 有条款号的换行内容，与上行文字开端对齐。 2.2 无条款号的换行内容，文字开端与数字条款号开端对齐。 换行 “条”与“条”之间的内容需换行隔开，“条”、“项”、“款”、“目”、“点”间连续排布不宜超过五行。 加黑 “项”、“款”、“目”描述内容需重点强调部分也可加黑。 流程图 详见《矩阵式流程图制作指导书》。 流程说明 以表格形式描述： 活动编号 活动名称 责任人 输入 要点说明 输出 作业指导文件 支持及引 用文件 1 描述格式：文件代码《文件名称》 2 注意：一行一个文件，先列出支持文件（即其小一阶文件），再列出其它引用文件。 记录 描述内容及格式： 记录代码 记录名称 归管部门 保存年限 注意事项： 1、此处记录仅需罗列文件新增加的记录，要求所有记录表单为唯一的记录名称及代码，不得有重复现象； 2、记录文件代码无需标识版本号； 3、边框为虚框，名称不需要书名号。 附录 1 描述格式： 附录1 — — — 附录2 — — — …… 2 一行描述一个附件。 备注 管理文件格式规定规定横式和纵式范本参见附录2、附录3。 5.2 记录格式规定 5.2.1 记录编写格式（记录的制定需要按照此格式进行，若实在不能依据此执行的，可以根据需要设定格式）： 要素 要求 公司标志 位置：页眉居左 记录 名称 字体 宋体 字号 不限，一般依照版面适当调整