DDLZC4.2记录控制程序.docVIP

PAGE / NUMPAGES 1 目的 为记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置提供依据，为产品质量符合规定要求的程度和质量管理体系运行的有效性提供证据，为产品质量的可追溯性和质量改进提供原始资料。 2 适用范围 适用于动力总成公司与产品质量和体系运行有关的记录控制，包括供应商提供的质量记录。 3 定义 3.1 记录——阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 4 职责 4.1 记录填报者应对记录的及时性、准确性、真实性、完整性负责。 4.2 记录审核者应对记录结果或结论的完整性和有效性负责。 4.3 各科室文控员负责本科室记录的贮存、保护、检索、保存和处置，部门文控员负责对科室文控员的工作的查核。 5 工作流程图及流程说明 本程序的工作流程图及流程说明见本文件第2页《1 记录控制程序图》。 6 支持及引用文件 DDLZC4.1 《文件控制程序》 7 生成记录（表单） 记录代码 记录名称 归管部门 保存年限 FDLZC4.2.1 质量记录销毁申请表 表单使用部门 3年 5 工作流程图及流程说明 记录控制包括记录填写、修改、收集、查阅、检索、归档、保存以及作废记录的销毁等管理，工作流程图及流程说明： 活动 编号 活动名称 责任人 输入 要点说明 输出 作业指导 文件 001 受控表式 文控中心 表单需求信息 表单使用部门将设计好的表单报质量部、表单设计、使用相关部门进行表单样式可行性评审。 文控中心将评审后的表单按DDLZC4.1.1《管理文件编写规定》之“5.3.4记录代码”要求将表单进行编号，并同源引出文件一起走“体系文件发行、更改、作废申请单”流程经会签审批后发布 文控中心文员将发布的表单汇总到《受控文件记录总览表》中。 记录表式若需更改，由表单使用部门提出更改申请，具体按《文件控制程序》执行。 质量记录表式更改后，文控中心应及时更新《受控文件记录总览表》，并将更新后的《受控文件记录总览表》和新版表式发布在CPC共享平台上，以确保各部门正在使用的记录表单与CPC共享平台上的保持一致。 评审后的表式《受控文件记录总览表》 《管理文件编写规定》 002 记录填写、修改和传递 表单使用部门 记录填写要求 1.填写人员严格按规定的栏目，完整、准确、如实记录项目的实际情况，字迹工整、清晰。若确有无需填写的栏目，应以“ / ”划销标注。 2. 记录审核者应对记录结果或结论的完整性和有效性负责。 3.记录原则上不允许更改，若有少量的更改，更改人划改之后签名确认，否则视为无效记录。 4.各部门应培训员工正确填写记录并熟悉其传递路径。 5.记录应按规定途径传递至相关部门/人员填写，并确认后直至完成。 填写完整的记录 / 003 记录收集 表单使用部门 填写完毕的记录 1.质量记录的收集和整理分别由填写部门负责，按月进行分类汇总，装订要整齐、结实、美观，便于检索，并进行分析。 2.如果质量记录表式有多联，应按相应文件或质量记录表式上的提示及时送交保管部门。 收集成册的记录汇总 / 004 记录归档、保存 表单使用 部门 / 记录保存时间： A 与产品的开发、承认相关记录保存至产品市场不生产为止。 B 与体系相关追溯性的记录保存期限要与证实、追溯的相关过程寿命相匹配,保存期限必须满足客户要求,且符合法律法规要求.其保存期限为产品生产周期加一年服务期。 C 与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书之保存期限长期，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自即日起自动失效。 D 内部质量管理体系审核和管理审查记录保存三年（含）以上。 E 公司固定资产:模具\设施设备的清单\保养履历等相关记录保存至报废。 F 各项记录的具体保存期限参照《受控文件记录总览表》之保存期限进行保存。 G 以上记录的保存期限不能替代任何政府的有关规定要求，其规定的保存时间应理解为“最短的”保存时间。 质量记录保存方式： A 保管部门在归档和保存质量记录时，必须注意归档和保存的方式应便于检索（可以按零件号、批次、客户进行分类归档和保存）。 B 保管部门必须注意保存环境，所存放地点应具有防水、防火、防霉、防盗等设施，以确保质量记录在保存期限内完好无损。 C 质量记录的保存不能用感光纸。采用普通纸张以外媒介形式的质量记录，质量记录保管部门应有相应的贮存条件，以防损坏或丢失。 E 记录以电脑磁盘保存的，必须做好备份，以防止数据丢失或资料破坏。热敏纸传真件应以复印件保存。 / / 005 记录查阅、检索 表单使用部门 记录查阅需求 1.有合同要求时按合同规定，视需要提供记录给顾客查阅参考。但须经部门负责人批准。在进行质量审核时，供审核人员查阅。 2.当公司内部查阅和追溯各相关记录时，各单位质量记录负责人应能迅速